Rozporządzenie Rady Ministrówz dnia 23 stycznia 2014 r.w sprawie trybu i terminu powiadamiania Zakładu Ubezpieczeń Społecznych przez otwarty fundusz emerytalny o zawarciu umowy z członkiem oraz dokonywania wypłaty transferowej Spis treści Treść rozporządzenia Załącznik - Zawiadomienie (wzór) Treść rozporządzenia Na podstawie art. 85 pkt 3, 4, 5-7 oraz art. 123a ustawy z dnia 28 sierpnia 1997 r. o organizacji i funkcjonowaniu funduszy emerytalnych (Dz. U. z 2013 r. poz. 989, 1289 i 1717) zarządza się, co następuje: § 1. Rozporządzenie określa: 1) sposób i termin zawiadamiania otwartego funduszu o przystąpieniu członka do innego otwartego funduszu; 2) tryb i terminy powiadamiania Zakładu Ubezpieczeń Społecznych przez otwarty fundusz o zawarciu umowy z członkiem funduszu oraz zakres danych, jakie powinno zawierać powiadomienie; 3) szczegółowe zasady wycofywania przez otwarty fundusz zgłoszenia o zawarciu umowy z członkiem oraz wykreślania przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych wpisu w Centralnym Rejestrze Członków Otwartych Funduszy Emerytalnych; 4) szczegółowy sposób ustalania i rozliczania podlegającej zwrotowi nienależnie otrzymanej składki przez otwarty fundusz; 5) wzór zawiadomienia, o którym mowa w art. 84 ustawy z dnia 28 sierpnia 1997 r. o organizacji i funkcjonowaniu funduszy emerytalnych; 6) termin i tryb dokonywania wypłat transferowych, o których mowa w art. 119 oraz w przepisach rozdziałów 12 i 13 ustawy z dnia 28 sierpnia 1997 r. o organizacji i funkcjonowaniu funduszy emerytalnych; 7) zasady współdziałania Krajowego Depozytu Papierów Wartościowych S.A. i Zakładu Ubezpieczeń Społecznych oraz otwartych funduszy i Zakładu Ubezpieczeń Społecznych przy dokonywaniu rozliczeń wypłat transferowych; 8) sposób rozdysponowania odsetek z tytułu przechowywania na rachunku środków przekazanych przez otwarte fundusze w ramach rozliczania tej wypłaty. § 2. Ilekroć w rozporządzeniu jest mowa o: 1) ustawie - oznacza to ustawę z dnia 28 sierpnia 1997 r. o organizacji i funkcjonowaniu funduszy emerytalnych; 2) Zakładzie - oznacza to Zakład Ubezpieczeń Społecznych, o którym mowa w art. 66 ust. 1 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 1442, z późn. zm.1)Zmiany tekstu jednolitego wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2013 r. poz. 1623, 1650 i 1717.); 3) Komisji Nadzoru - oznacza to Komisję Nadzoru Finansowego, o której mowa w ustawie z dnia 21 lipca 2006 r. o nadzorze nad rynkiem finansowym (Dz. U. z 2012 r. poz. 1149, z późn. zm.2)Zmiany tekstu jednolitego wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2012 r. poz. 1166 i 1385 oraz z 2013 r. poz. 70, 1012, 1036 i 1567.); 4) Krajowym Depozycie - oznacza to Krajowy Depozyt Papierów Wartościowych S.A.; 5) Centralnym Rejestrze Członków - oznacza to prowadzony przez Zakład Centralny Rejestr Członków Otwartych Funduszy Emerytalnych, o którym mowa w art. 33 ust. 1 pkt 5 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych; 6) dotychczasowym funduszu - oznacza to otwarty fundusz, którego członek przystąpił do innego otwartego funduszu; 7) nowym funduszu - oznacza to otwarty fundusz, do którego przystąpił członek innego otwartego funduszu; 8) nowym członku - oznacza to osobę fizyczną, która zawarła umowę o członkostwo albo na której nazwisko został otwarty rachunek w trybie art. 128 ustawy, a przynależność tego członka do otwartego funduszu nie została jeszcze potwierdzona zarejestrowaniem w Centralnym Rejestrze Członków; 9) umowie o członkostwo - oznacza to umowę zawartą między otwartym funduszem a osobą występującą z wnioskiem o przyjęcie do otwartego funduszu, na podstawie której następuje uzyskanie członkostwa w otwartym funduszu; 10) rejestrze członków - oznacza to rejestr członków otwartego funduszu, prowadzony przez otwarty fundusz, o którym mowa w ustawie; 11) koncie ubezpieczonego - oznacza to konto, o którym mowa w przepisach rozdziału 4 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych, prowadzone przez Zakład; 12) dniu roboczym - oznacza to dzień wyceny, o którym mowa w art. 168 ust. 1 ustawy. § 3. 1. Otwarty fundusz przekazuje do Zakładu zgłoszenie o przystąpieniu członka do funduszu, w formie zestawienia. 2. Zestawienie zawiera następujące dane: 1) dane osobowe: a) imiona i nazwisko, b) datę urodzenia, c) numer PESEL, a w przypadku gdy członkowi funduszu nie nadano numeru PESEL - w miejsce brakującego numeru PESEL - serię i numer dowodu osobistego lub paszportu; 2) datę zawarcia umowy o członkostwo, a także godzinę, jeżeli uzyskanie członkostwa nie nastąpiło w trybie art. 128 ustawy. 3. Otwarty fundusz sporządza osobne zgłoszenie o przystąpieniu członka do funduszu dla: 1) osób, które złożyły oświadczenia o dotychczasowym nieuczestniczeniu w otwartym funduszu; 2) osób, które złożyły oświadczenie o uczestnictwie w innym otwartym funduszu; 3) osób, które uzyskały członkostwo w funduszu z chwilą otwarcia rachunku w trybie art. 128 ustawy. 4. Zestawienie jest sporządzane w postaci elektronicznej. § 4. 1. Zestawienie, o którym mowa w § 3 ust. 1, jest przekazywane do Zakładu, nie później niż do godziny 1400 szóstego dnia roboczego następującego po dniu zawarcia umowy o członkostwo lub uzyskaniu członkostwa w trybie art. 128 ustawy. 2. Zestawienie niespełniające wymogów określonych w § 3 ust. 3 i 4 Zakład odrzuca w całości bądź poszczególne jego pozycje. Zakład niezwłocznie informuje otwarty fundusz o odrzuceniu zestawienia w całości lub w części, z podaniem przyczyny. 3. W przypadku, o którym mowa w ust. 2, otwarty fundusz przekazuje do Zakładu poprawione zestawienie albo poszczególne jego pozycje. 4. Dane zawarte w zestawieniu są przekazywane za pomocą środków komunikacji elektronicznej w rozumieniu art. 2 pkt 5 ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (Dz. U. z 2013 r. poz. 1422). § 5. 1. Zakład raz w tygodniu informuje Komisję Nadzoru o zestawieniach otrzymanych od otwartego funduszu. 2. Informacja, o której mowa w ust. 1, jest sporządzana według stanu na ostatni dzień roboczy każdego tygodnia odrębnie dla każdego otwartego funduszu i przekazywana w terminie czterech dni roboczych od ostatniego dnia roboczego tygodnia. Informacja ta zawiera: 1) liczbę zestawień, o których mowa w § 3 ust. 1; 2) liczbę zgłoszeń ujętych w zestawieniach, o których mowa w § 3 ust. 1, ze wskazaniem liczby zgłoszeń poprawnych formalnie i liczby zgłoszeń błędnych formalnie. 3. Informacja, o której mowa w ust. 1, zostaje przekazana za pomocą środków komunikacji elektronicznej w rozumieniu art. 2 pkt 5 ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną. § 6. Zakład przyjmuje lub odmawia przyjęcia zgłoszenia o przystąpieniu członka do funduszu w drugim dniu roboczym po otrzymaniu zestawienia, o którym mowa w § 3 ust. 1, ale nie wcześniej niż w ósmym dniu roboczym następującym po dniu zawarcia umowy o członkostwo. § 7. 1. Zakład odmawia przyjęcia zgłoszenia o przystąpieniu członka do funduszu, jeżeli: 1) z przedstawionych danych wynika, że zgłoszona osoba podpisała umowę wcześniej z innym otwartym funduszem, a umowa ta została zgłoszona w terminie; 2) zgłoszona osoba dokonała zawarcia umowy o członkostwo z więcej niż jednym otwartym funduszem, w tym samym dniu i o tej samej godzinie; 3) zgłoszenie nie zawiera danych, o których mowa w § 3 ust. 2. 2. Zakład informuje otwarty fundusz o odmowie przyjęcia zgłoszenia o przystąpieniu członka do funduszu, w terminie czterech dni roboczych, podając dane wymienione w § 3 ust. 2, odrębnie dla każdego zestawienia, o którym mowa w § 3 ust. 3. 3. W informacji o odmowie przyjęcia zgłoszenia o przystąpieniu członka do funduszu Zakład podaje przyczynę odmowy. § 8. 1. W przypadku przyjęcia zgłoszenia o przystąpieniu członka do funduszu Zakład wpisuje na koncie ubezpieczonego oraz w Centralnym Rejestrze Członków informację o członkostwie w otwartym funduszu w terminie, o którym mowa w § 6. 2. Jeżeli przyjęte zgłoszenie o przystąpieniu członka do funduszu dotyczy osoby, o której mowa w § 3 ust. 3 pkt 1, Zakład wpisuje na koncie ubezpieczonego oraz w Centralnym Rejestrze Członków informację o członkostwie w otwartym funduszu po stwierdzeniu, że został spełniony warunek, o którym mowa w art. 81 ust. 1 pkt 1 ustawy, w terminie 30 dni roboczych od dnia otrzymania zestawienia. 3. W terminie 30 dni roboczych od dnia otrzymania zgłoszenia, o którym mowa w § 3 ust. 3 pkt 1, Zakład informuje otwarty fundusz, czy osoba, która zawarła umowę z funduszem, spełnia warunki, o których mowa w art. 81 ust. 1 ustawy. 4. Zakład raz w tygodniu informuje Komisję Nadzoru o liczbie osób wpisanych i niewpisanych do Centralnego Rejestru Członków według stanu na ostatni dzień roboczy każdego tygodnia odrębnie dla każdego otwartego funduszu i przekazuje tę informację w terminie czterech dni roboczych od ostatniego dnia roboczego tygodnia. 5. Zakład raz na kwartał informuje Komisję Nadzoru o liczbie osób wpisanych i niewpisanych do Centralnego Rejestru Członków według stanu na koniec każdego kwartału odrębnie dla każdego otwartego funduszu w podziale na płeć oraz rok urodzenia i przekazuje tę informację w terminie trzech tygodni od zakończenia kwartału. 6. Jeżeli po poinformowaniu otwartego funduszu o niespełnieniu przez osobę, która zawarła umowę z funduszem, warunków, o których mowa w art. 81 ust. 1 ustawy, Zakład stwierdzi, że w dniu zawarcia umowy istniały faktyczne i prawne podstawy do spełnienia tych warunków, niezwłocznie wpisuje na koncie ubezpieczonego oraz w Centralnym Rejestrze Członków informację o członkostwie w funduszu, informując o tym fundusz. 7. Jeżeli w przypadku, o którym mowa w ust. 6, zostało dokonane więcej niż jedno zgłoszenie o przystąpieniu członka do funduszu, Zakład przyjmuje zgłoszenie dotyczące tej umowy o członkostwo, która została zawarta jako pierwsza po zaistnieniu faktycznych i prawnych podstaw do spełnienia warunków, o których mowa w art. 81 ust. 1 ustawy, i zgłoszona w terminie. § 9. Otwarty fundusz zawiadamia na piśmie osobę przystępującą do otwartego funduszu o odmowie przyjęcia przez Zakład zgłoszenia o zawarciu umowy o członkostwo, z podaniem przyczyny odmowy przyjęcia zgłoszenia, w terminie siedmiu dni roboczych od dnia otrzymania przez otwarty fundusz informacji, o której mowa w § 7 ust. 2, lub informacji o niespełnieniu warunków, o których mowa w art. 81 ust. 1 ustawy. § 10. 1. Otwarty fundusz powiadamia Zakład o wycofaniu zgłoszenia o przystąpieniu członka do funduszu, nie później niż szóstego dnia roboczego po dniu, w którym została stwierdzona nieważność umowy o członkostwo. 2. Powiadomienie jest przekazywane za pomocą środków komunikacji elektronicznej w rozumieniu art. 2 pkt 5 ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną i zawiera dane osobowe członka, o których mowa w § 3 ust. 2 pkt 1. 3. Nie później niż drugiego dnia roboczego po dniu otrzymania powiadomienia Zakład zawiadamia otwarty fundusz o wstrzymaniu przekazywania składek od dnia przesłania tego zawiadomienia. 4. Nie później niż szóstego dnia roboczego po dniu otrzymania powiadomienia Zakład przekazuje otwartemu funduszowi dane, o których mowa w § 12 ust. 1. 5. O wycofaniu zgłoszenia o przystąpieniu członka do funduszu otwarty fundusz zawiadamia na piśmie osobę, której zgłoszenie dotyczyło, nie później niż siódmego dnia roboczego po dniu, w którym została stwierdzona nieważność umowy. 6. Nie później niż szóstego dnia roboczego po otrzymaniu powiadomienia Zakład dokonuje zmian odpowiednich zapisów na koncie ubezpieczonego i w Centralnym Rejestrze Członków. 7. O dokonaniu zmian zapisów Zakład informuje otwarty fundusz nie później niż szóstego dnia roboczego od ich dokonania. § 11. 1. W przypadku stwierdzenia przez Zakład z urzędu, że wpis do Centralnego Rejestru Członków jest nieprawidłowy, Zakład dokonuje wykreślenia tego wpisu. 2. Nie później niż szóstego dnia roboczego po dniu stwierdzenia nieprawidłowości Zakład zawiadamia otwarty fundusz o wykreśleniu wpisu oraz przekazuje dane, o których mowa w § 12 ust. 1. 3. Zawiadomienie o wykreśleniu wpisu jest przekazywane za pomocą środków komunikacji elektronicznej w rozumieniu art. 2 pkt 5 ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną. 4. Nie później niż siódmego dnia roboczego po dniu stwierdzenia nieprawidłowości Zakład zawiadamia o wykreśleniu wpisu osobę, której ten wpis dotyczył. § 12. 1. Jeżeli następuje zwrot nienależnie otrzymanej składki, Zakład zawiadamia otwarty fundusz, do którego przekazał składkę, o nominalnej wartości składki przekazanej przez Zakład podlegającej zwrotowi, a także o dacie obciążenia rachunku bankowego Zakładu oraz okresie, za który była przekazana. 2. W przypadku zwrotu nienależnie otrzymanej składki, nie później niż szóstego dnia roboczego po dniu otrzymania zawiadomienia, o którym mowa w ust. 1, otwarty fundusz przesyła do Zakładu informację zawierającą: 1) wysokość kwot otrzymanych w wyniku umorzenia jednostek rozrachunkowych uzyskanych za nienależnie otrzymaną składkę podaną przez Zakład w zawiadomieniu; 2) nominalną wartość opłaty pobranej przez towarzystwo zarządzające otwartym funduszem od nienależnie otrzymanej składki przekazanej przez Zakład. 3. W przypadku gdy nienależnie otrzymana składka została przekazana w ramach wypłaty transferowej, nie później niż szóstego dnia roboczego po dniu otrzymania zawiadomienia, o którym mowa w ust. 1, otwarty fundusz przesyła do Zakładu informację zawierającą: 1) liczbę jednostek rozrachunkowych uzyskanych za nienależnie otrzymaną składkę podaną przez Zakład w zawiadomieniu; 2) nominalną wartość opłaty pobranej przez towarzystwo zarządzające otwartym funduszem od nienależnie otrzymanej składki przekazanej przez Zakład; 3) dzień wyceny jednostki rozrachunkowej, według której przeliczono nienależnie otrzymaną składkę w ramach wypłaty transferowej. 4. Jeżeli dokonano więcej niż jednej wypłaty transferowej, Zakład przesyła do pozostałych funduszy, do których nienależnie otrzymana składka była przekazywana w ramach wypłaty transferowej, z wyłączeniem otwartego funduszu, który aktualnie zarządza środkami pochodzącymi z nienależnie otrzymanej składki, zwanego dalej „aktualnym otwartym funduszem”, zapytanie o dzień wyceny jednostki rozrachunkowej, o której mowa w ust. 3 pkt 3. 5. Odpowiedź na zapytanie, o którym mowa w ust. 4, otwarty fundusz przesyła do Zakładu nie później niż szóstego dnia roboczego po dniu jego otrzymania. 6. Zawiadomienie, o którym mowa w ust. 1, oraz informacje, zapytanie i odpowiedź, o których mowa w ust. 2-5, są przekazywane za pomocą środków komunikacji elektronicznej w rozumieniu art. 2 pkt 5 ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną. 7. Jeżeli Zakład przekazał składkę wraz z odsetkami określonymi przepisami o systemie ubezpieczeń społecznych, do odsetek tych stosuje się odpowiednio przepisy ust. 1-6. § 13. 1. W przypadku gdy nienależnie otrzymana składka została przekazana w ramach wypłaty transferowej, Zakład ustala liczbę jednostek rozrachunkowych odpowiadających kwocie nienależnej składki podlegającej zwrotowi. 2. Ustalając liczbę jednostek rozrachunkowych, o których mowa w ust. 1, Zakład: 1) przelicza jednostki rozrachunkowe podane w informacji, o której mowa w § 12 ust. 3 pkt 1, według wartości jednostki rozrachunkowej na dzień wyceny jednostki rozrachunkowej, o którym mowa w § 12 ust. 3 pkt 3; 2) przelicza kwotę ustaloną w sposób określony w pkt 1 na jednostki rozrachunkowe według wartości jednostki ustalonej przez otwarty fundusz, do którego nienależnie otrzymana składka została przekazana w ramach wypłaty transferowej, na dzień przeliczenia składki na jednostki rozrachunkowe w ramach danej wypłaty transferowej. 3. W przypadku gdy dokonano więcej niż jednej wypłaty transferowej, Zakład ustala liczbę jednostek rozrachunkowych odpowiadających nienależnie otrzymanej składce w sposób określony w ust. 2, przy czym przeliczenia dokonuje się w odniesieniu do każdego otwartego funduszu, do którego nienależnie otrzymana składka była przekazywana w ramach wypłaty transferowej. 4. Zakład zawiadamia aktualny otwarty fundusz o liczbie jednostek rozrachunkowych do umorzenia, obliczonych zgodnie z ust. 2 i 3, oraz o okresie, za który nienależnie otrzymana składka została przekazana. 5. Nie później niż szóstego dnia roboczego po dniu otrzymania zawiadomienia, o którym mowa w ust. 4, aktualny otwarty fundusz przesyła do Zakładu informację zawierającą wysokość kwot otrzymanych w wyniku umorzenia jednostek rozrachunkowych podanych w tym zawiadomieniu. 6. Zawiadomienie i informacja, o których mowa w ust. 4 i 5, są przekazywane za pomocą środków komunikacji elektronicznej w rozumieniu art. 2 pkt 5 ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną. § 14. Otwarty fundusz przesyła do Zakładu za pomocą środków komunikacji elektronicznej w rozumieniu art. 2 pkt 5 ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną informację za poprzedni tydzień o dziennych wartościach jednostek rozrachunkowych w pierwszym dniu roboczym następującym po tym tygodniu. § 15. 1. Jeżeli osoba, której zgłoszenie o przystąpieniu członka do funduszu zostało wycofane, była zgłoszona przez inne otwarte fundusze i zgłoszenia te zostały przez Zakład odrzucone, z przyczyn określonych w § 7 ust. 1 pkt 1, nie później niż drugiego dnia roboczego po dniu otrzymania zawiadomienia, o którym mowa w § 10 ust. 1, o ustaniu okoliczności uzasadniającej odmowę przyjęcia zgłoszenia Zakład zawiadamia otwarty fundusz, z którym osoba podpisała umowę najwcześniej, i umowa ta została zgłoszona w terminie. 2. Jeżeli osoba wymieniona w zawiadomieniu nie jest stroną umowy o członkostwo otwartego funduszu, do którego zawiadomienie to zostało przekazane, otwarty fundusz zawiadamia o tym Zakład nie później niż siódmego dnia roboczego po dniu otrzymania zawiadomienia. 3. Jeżeli osoba, o której mowa w ust. 2, była zgłoszona jeszcze przez inny otwarty fundusz, przepisy ust. 1 i 2 stosuje się odpowiednio. 4. Zawiadomienie o ustaniu okoliczności uzasadniającej odmowę przyjęcia zgłoszenia jest przekazywane za pomocą środków komunikacji elektronicznej w rozumieniu art. 2 pkt 5 ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną. 5. O otrzymaniu zawiadomienia o ustaniu okoliczności uzasadniającej odmowę przyjęcia zgłoszenia otwarty fundusz zawiadamia członka funduszu w trybie i formie określonej w art. 191 ustawy, nie później niż siódmego dnia roboczego po jego otrzymaniu. 6. Zakład dokonuje odpowiednich zmian na koncie ubezpieczonego i w Centralnym Rejestrze Członków nie później niż ósmego dnia roboczego po dniu wysłania zawiadomienia o ustaniu okoliczności uzasadniającej odmowę przyjęcia zgłoszenia. 7. Przepisy ust. 1-6 stosuje się odpowiednio do przypadku, o którym mowa w § 11. § 16. 1. Zakład pomniejsza kwotę składek odprowadzanych do aktualnego otwartego funduszu o kwotę podlegającą zwrotowi, o której mowa w art. 100a ust. 3 i 4 ustawy, ustaloną w oparciu o informację, o której mowa w § 12 ust. 2, a w przypadku gdy otwarty fundusz otrzymał nienależną składkę w ramach wypłaty transferowej w oparciu o informację, o której mowa w § 13 ust. 5, w najbliższym terminie odprowadzania składek po otrzymaniu tej informacji, nie wcześniej jednak niż w dniu dokonania zmiany w Centralnym Rejestrze Członków. 2. Otwarty fundusz umarza jednostki rozrachunkowe uzyskane z przeliczenia nienależnie otrzymanej składki według wartości jednostki rozrachunkowej z dnia poprzedzającego przesłanie informacji, o której mowa w § 12 ust. 2 lub § 13 ust. 5. 3. W przypadku gdy nienależnie otrzymana składka została przekazana w ramach wypłaty transferowej, Zakład pomniejsza kwotę składek odprowadzanych do otwartego funduszu, do którego nienależnie otrzymana składka została przekazana przez Zakład, o kwotę, o której mowa w § 12 ust. 3 pkt 2. 4. Nie później niż na 2 dni robocze przed dokonaniem pomniejszeń, o których mowa w ust. 1 i 3, Zakład zawiadamia otwarty fundusz