Obwieszczenie Ministra Sprawiedliwościz dnia 22 października 2014 r.w sprawie ogłoszenia jednolitego tekstu rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości w sprawie określenia szczegółowych przepisów o biurowości i ewidencji operacji finansowych kancelarii komorniczych Spis treści Treść obwieszczenia Załącznik - Tekst jednolity rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 20 grudnia 2005 r. w sprawie określenia szczegółowych przepisów o biurowości i ewidencji operacji finansowych kancelarii komorniczych Rozdział 1 - Przepisy ogólne Rozdział 2 - Biurowość kancelarii komorniczych Rozdział 3 - Akta Rozdział 4 - Ewidencja operacji finansowych kancelarii komorniczych Rozdział 5 - Przepisy przejściowe i końcowe Załącznik nr 1 - Repertorium „Kmp” (wzór) Załącznik nr 2 - Repertorium „Kms” (wzór) Załącznik nr 3 - Repertorium „Km” (wzór) Załącznik nr 4 - Repertorium „Kmn” (wzór) Załącznik nr 5 - Dziennik „Kmo” (wzór) Załącznik nr 6 - Skorowidz alfabetyczny stron (wzór) Załącznik nr 7 - Wykaz „OZ” (wzór) Załącznik nr 8 - Księga druków ścisłego zarachowania (wzór) Załącznik nr 9 - Wykaz „W” (wzór) Załącznik nr 10 - Kontrolka odpisów skarg o naruszenie prawa strony do rozpoznania sprawy w postępowaniu sądowym bez nieuzasadnionej zwłoki (wzór) Załącznik nr 11 - Akta w sprawie egzekucyjnej (wzór) Załącznik nr 12 - Karta rozliczeniowa (wzór) Załącznik nr 13 - Księga pieniężna (wzór) Załącznik nr 14 - Kwitariusz przychodowy (wzór) Treść obwieszczenia 1. Na podstawie art. 16 ust. 3 ustawy z dnia 20 lipca 2000 r. o ogłaszaniu aktów normatywnych i niektórych innych aktów prawnych (Dz. U. z 2011 r. Nr 197, poz. 1172 i Nr 232, poz. 1378) ogłasza się w załączniku do niniejszego obwieszczenia jednolity tekst rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 20 grudnia 2005 r. w sprawie określenia szczegółowych przepisów o biurowości i ewidencji operacji finansowych kancelarii komorniczych (Dz. U. Nr 266, poz. 2242), z uwzględnieniem zmian wprowadzonych rozporządzeniem Ministra Sprawiedliwości z dnia 28 stycznia 2014 r. zmieniającym rozporządzenie w sprawie określenia szczegółowych przepisów o biurowości i ewidencji operacji finansowych kancelarii komorniczych (Dz. U. poz. 181). 2. Podany w załączniku do niniejszego obwieszczenia tekst jednolity rozporządzenia nie obejmuje § 2 rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 28 stycznia 2014 r. zmieniającego rozporządzenie w sprawie określenia szczegółowych przepisów o biurowości i ewidencji operacji finansowych kancelarii komorniczych (Dz. U. poz. 181), który stanowi: „ § 2. Rozporządzenie wchodzi w życie po upływie 14 dni od dnia ogłoszenia. ” . Załącznik - Tekst jednolity rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 20 grudnia 2005 r. w sprawie określenia szczegółowych przepisów o biurowości i ewidencji operacji finansowych kancelarii komorniczych Na podstawie art. 69 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o komornikach sądowych i egzekucji (Dz. U. z 2011 r. Nr 231, poz. 1376, z późn. zm.1)Zmiany tekstu jednolitego wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2012 r. poz. 759 i 1544, z 2013 r. poz. 829 i 1513 oraz z 2014 r. poz. 993.) zarządza się, co następuje: Rozdział 1 Przepisy ogólne § 1. Rozporządzenie określa sposób prowadzenia biurowości, ewidencji spraw oraz ewidencji operacji finansowych kancelarii komorniczych. § 2. Ilekroć w rozporządzeniu jest mowa o ustawie, bez bliższego jej oznaczenia, rozumie się przez to ustawę z dnia 29 sierpnia 1997 r. o komornikach sądowych i egzekucji. Rozdział 2 Biurowość kancelarii komorniczych § 3. Komornik prowadzi następujące urządzenia ewidencyjne: 1) repertorium „Kmp” - do rejestrowania spraw o egzekucję świadczeń powtarzających się; 2) repertorium „Kms” - do rejestrowania spraw o egzekucję należności sądowych; 3) repertorium „Km” - do rejestrowania pozostałych spraw; 4) repertorium „Kmn” - do rejestrowania czynności niebędących czynnościami egzekucyjnymi; 5) dziennik „Kmo” - do korespondencji ogólnej; 6) skorowidz alfabetyczny stron; 7) wykaz „OZ” - do ewidencjonowania spraw z elementem zagranicznym, o których mowa w § 15 rozporządzenia; 8) księgę druków ścisłego zarachowania; 92)W brzmieniu ustalonym przez § 1 pkt 1 lit. a rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 28 stycznia 2014 r. zmieniającego rozporządzenie w sprawie określenia szczegółowych przepisów o biurowości i ewidencji operacji finansowych kancelarii komorniczych (Dz. U. poz. 181), które weszło w życie z dniem 22 lutego 2014 r.) wykaz „W” - do ewidencjonowania spraw, o których mowa w art. 8 ust. 5 i 6 ustawy; 10) kontrolkę odpisów skarg na naruszenie prawa strony do rozpoznania sprawy w postępowaniu sądowym bez nieuzasadnionej zwłoki - do ewidencjonowania odpisów skarg doręczonych komornikowi w trybie przepisów ustawy z dnia 17 czerwca 2004 r. o skardze na naruszenie prawa strony do rozpoznania sprawy w postępowaniu przygotowawczym prowadzonym lub nadzorowanym przez prokuratora i postępowaniu sądowym bez nieuzasadnionej zwłoki (Dz. U. Nr 179, poz. 1843 oraz z 2009 r. Nr 61, poz. 498); 113)Dodany przez § 1 pkt 1 lit. b rozporządzenia, o którym mowa w odnośniku 2.) kontrolkę odpisów prawomocnych postanowień wydanych wskutek skargi na czynności komornika. § 4. 14)W brzmieniu ustalonym przez § 1 pkt 2 rozporządzenia, o którym mowa w odnośniku 2.. Urządzenia ewidencyjne komornik prowadzi w postaci papierowej w formie ksiąg albo w postaci elektronicznej. 2. Wzory urządzeń ewidencyjnych prowadzonych w formie ksiąg wymienionych w § 3 stanowią odpowiednio załączniki nr 1-10 do rozporządzenia. 3. Karty urządzeń ewidencyjnych prowadzonych w formie ksiąg wymienionych w § 3 powinny być ponumerowane, zaś ich liczba kart poświadczona przez komornika. § 5. 1. (uchylony).5)Przez § 1 pkt 3 lit. a rozporządzenia, o którym mowa w odnośniku 2. 26)W brzmieniu ustalonym przez § 1 pkt 3 lit. b rozporządzenia, o którym mowa w odnośniku 2.. System teleinformatyczny obsługujący urządzenia ewidencyjne powinien zapewniać przechowywanie wszystkich zapisów w pamięci trwałej systemu oraz ich wydruk. Komornik przechowuje dwie kopie zbiorów zapisów, każdą na oddzielnym informatycznym nośniku danych, odpowiednio oznaczoną i zabezpieczoną przed zniszczeniem oraz użyciem przez osoby nieuprawnione. Kopie zbiorów zapisów na informatycznych nośnikach danych sporządza się w każdym dniu roboczym. § 6. 1. Sprostowania zapisów w urządzeniach ewidencyjnych prowadzonych w formie ksiąg komornik lub upoważniony pracownik dokonuje przez przekreślenie błędnego zapisu i nadpisanie jego prawidłowej treści, zamieszczając datę i czytelny podpis. 27)W brzmieniu ustalonym przez § 1 pkt 4 rozporządzenia, o którym mowa w odnośniku 2.. W urządzeniach ewidencyjnych prowadzonych w postaci elektronicznej sprostowania dokonuje się przez oznaczenie danego zapisu jako błędnego oraz dokonanie odpowiedniego zapisu korygującego błędny zapis z utrwaleniem daty dokonania korekty. 3. Zapisów usuwać nie wolno. § 7. (uchylony).8)Przez § 1 pkt 5 rozporządzenia, o którym mowa w odnośniku 2. § 8. 1. Komornik przechowuje w osobnych teczkach: 1) korespondencję do dziennika „Kmo”; 2) sprawozdania statystyczne; 3) protokoły i inne dokumenty dotyczące przeprowadzonych wizytacji, lustracji i kontroli; 4) wyciągi bankowe; 5) (uchylony).9)Przez § 1 pkt 6 rozporządzenia, o którym mowa w odnośniku 2. 2. Teczki zakłada się na rok kalendarzowy. Dokumenty składane do teczek numeruje się i układa w porządku chronologicznym - od najwcześniejszych do najpóźniejszych. Jeżeli w ciągu danego roku teczka osiągnie 200 kart, urządza się dla niej osobny tom, a w razie potrzeby - dalsze tomy. 3. Na zewnętrznej stronie teczki umieszcza się: 1) tytuł teczki według rodzaju określonego w ust. 1; 2) oznaczenie komornika; 3) oznaczenie tomu cyfrą rzymską, zaś dla teczek kilkutomowych - daty założenia i zamknięcia tomu; 4) kwalifikację archiwalną określoną w przepisach o archiwizacji akt spraw komorniczych i urządzeń ewidencyjnych. § 9. 110)W brzmieniu ustalonym przez § 1 pkt 7 rozporządzenia, o którym mowa w odnośniku 2.. Do repertoriów „Km”, „Kmp”, „Kms” wpisuje się sprawy o egzekucję i o wykonanie postanowienia o zabezpieczeniu w kolejności ich wpływu. 210)W brzmieniu ustalonym przez § 1 pkt 7 rozporządzenia, o którym mowa w odnośniku 2.. Sprawę do repertorium wpisuje się niezwłocznie po wpływie do komornika wniosku o przeprowadzenie egzekucji lub wykonanie postanowienia o zabezpieczeniu. 310)W brzmieniu ustalonym przez § 1 pkt 7 rozporządzenia, o którym mowa w odnośniku 2.. Wszczynając postępowanie na podstawie tytułu wykonawczego, który był już podstawą prowadzenia egzekucji w sprawie zakończonej w danej kancelarii komorniczej, sprawę wpisuje się do repertorium pod nowym numerem i podaje datę pierwotnego wszczęcia postępowania. O ponownym wpisaniu sprawy czyni się wzmiankę w repertorium przy poprzednim numerze tej sprawy. 4. Sprawy z repertorium „Kmp” niezałatwione w okresie ostatnich pięciu lat przenosi się do nowego repertorium na strony początkowe oddzielnie dla każdego roku, nie zmieniając numeracji tych spraw. Do nowego repertorium należy przenieść zapisy dotyczące biegu danej sprawy w zakresie niezbędnym do dalszego postępowania. 5. Przepis ust. 4 nie dotyczy urządzeń ewidencyjnych prowadzonych w systemie informatycznym. § 10. 1. Repertoria „Km”, „Kmp” i „Kms” składają się z rubryk, do których wpisuje się na podstawie akt sprawy następujące dane: numer sprawy (numer wpisu/oznaczenie roku), datę wpływu, oznaczenie stron i tytułu wykonawczego, zgłoszone świadczenie, rodzaj i sposób egzekucji, datę zakończenia i wynik egzekucji. Inne istotne informacje dotyczące sprawy odnotowuje się w rubryce „Uwagi”. W repertorium „Kmp” wymienia się ponadto przedstawiciela ustawowego wierzyciela oraz wpisuje się wysokość miesięcznej raty alimentacyjnej oraz odnotowuje zmiany wysokości raty. W repertorium „Km” w rubryce „Zgłoszone roszczenie”, w przypadku egzekucji świadczeń niepieniężnych wpisuje się wskazany przez wierzyciela cel egzekucji z adnotacją „świadczenie niepieniężne”. 2. Ostateczne załatwienie sprawy zaznacza się w repertorium przez zakreślenie numeru sprawy znakiem „L”. § 11. Przepisy § 9 i 10 stosuje się odpowiednio do repertorium „Kmn”. § 12. 1. Do dziennika „Kmo” wpisuje się daty wpływu i rodzaj pism niepodlegających wpisowi do repertoriów i daty wpływu i rodzaj zawiadomień otrzymywanych od innych komorników. 2. W przypadku korespondencji prowadzonej z urzędu nie wypełnia się rubryk 3 i 4, zaś w rubryce 2 wpisuje się skrót „z.u.”. § 13. Z chwilą zarejestrowania akta sprawy otrzymują sygnaturę, na którą składają się: 1) (uchylony);11)Przez § 1 pkt 8 rozporządzenia, o którym mowa w odnośniku 2. 2) oznaczenie literowe repertorium, do którego sprawę wpisano; 3) numer sprawy, pod którym została wpisana do repertorium. § 14. Po zarejestrowaniu sprawy w odpowiednim repertorium w skorowidzu alfabetycznym stron, należy odnotować oznaczenie stron oraz sygnaturę akt sprawy. § 15. 1. Sprawą z elementem zagranicznym jest sprawa, w której stroną lub uczestnikiem postępowania jest państwo obce, jego organy i instytucje, przedstawicielstwo dyplomatyczne lub urząd konsularny, cudzoziemiec albo osoba zamieszkała lub mająca siedzibę za granicą. 2. Sprawy z elementem zagranicznym rejestruje się w wykazie „OZ”, niezależnie od rejestracji w odpowiednich repertoriach i skorowidzu alfabetycznym stron. 3. W sprawach, o których mowa w ust. 1, należy umieścić w repertorium, na marginesie z lewej strony obok numeru sprawy, czerwonym kolorem napis „zagr.” oraz wpisać w rubryce „Uwagi” numer wykazu „OZ”. Takie samo oznaczenie wraz z numerem wykazu „OZ” zamieszcza się na okładce akt obok sygnatury. § 16. 1. Czynności z zakresu obrotu prawnego z zagranicą wykonuje się poza zwykłą kolejnością. 2. O wszystkich sprawach, w których stroną lub uczestnikiem postępowania jest państwo obce lub jego organy, komornik zawiadamia Ministra Sprawiedliwości, przesyłając jednocześnie akta. 3. Korespondencję niedotyczącą pomocy prawnej, a otrzymaną przez komornika bezpośrednio od sądów i innych organów państwa obcego, albo od cudzoziemców zamieszkałych w Polsce, albo osób zamieszkałych lub mających siedzibę za granicą oraz od obcych przedstawicielstw dyplomatycznych i urzędów konsularnych mających siedzibę w Rzeczypospolitej Polskiej, w celu nadania dalszego biegu przesyła się do prezesa właściwego sądu okręgowego za pośrednictwem prezesa sądu rejonowego wraz z odpowiedzią przygotowaną w języku polskim. § 1712)W brzmieniu ustalonym przez § 1 pkt 9 rozporządzenia, o którym mowa w odnośniku 2.. Na każdym piśmie wpływającym do komornika umieszcza się prezentatę zawierającą oznaczenie komornika, datę i godzinę wpływu, liczbę załączników i sygnaturę akt lub numer w dzienniku „Kmo”. § 18. Na każdym piśmie wysyłanym przez komornika i sporządzonym przez niego dokumencie umieszcza się oznaczenie komornika i adres kancelarii komorniczej oraz sygnaturę akt. Komornik lub osoba upoważniona przez niego podpisuje pisma, podając czytelnie swoje imię, nazwisko i stanowisko. Pisma komornika muszą zawierać wymagane prawem pouczenia dla stron i uczestników postępowania. § 19. 1. Dowodem dokonania doręczenia pism, zawiadomień i pouczeń sporządzonych przez komornika jest potwierdzenie odbioru. 2. Jeżeli doręczenie następuje inną drogą niż pocztowa i nie jest możliwe uzyskanie potwierdzenia odbioru podpisanego przez adresata, z czynności doręczenia komornik lub upoważniony przez niego pracownik kancelarii sporządza notatkę, w której odnotowuje datę, przedmiot doręczenia, adresata oraz swoje imię i nazwisko. § 20. Pokwitowanie odbioru pism, których doręczenie stanowi samoistną czynność, przekazuje się organowi zlecającemu doręczenie wraz z odpisem protokołu doręczenia, zaś oryginał protokołu przechowuje się w aktach sprawy. Rozdział 3 Akta § 21. 113)W brzmieniu ustalonym przez § 1 pkt 10 rozporządzenia, o którym mowa w odnośniku 2.. Niezwłocznie po otrzymaniu pisma wszczynającego postępowanie w sprawie o egzekucję lub o wykonanie postanowienia o zabezpieczeniu albo o przeprowadzenie czynności niebędącej czynnością egzekucyjną, komornik zakłada akta, do których dołącza wszelkie pisma dotyczące tej sprawy. 2. Dla spraw egzekucyjnych przeciwko temu samemu dłużnikowi zakłada się i prowadzi oddzielne akta. W razie połączenia spraw, w repertorium w rubryce „Uwagi” wpisuje się sygnatury akt wszystkich spraw połączonych, sygnatury te umieszcza się w prawym dolnym rogu okładki akt. 3. Karty akt powinny być ponumerowane w kolejności załączania i trwale połączone. 4. Po zakończeniu postępowania na stronie tytułowej okładki akt, w prawej dolnej jej części, zamieszcza się klasyfikację archiwalną akt, którą podpisuje komornik. Na wewnętrznej stronie tylnej okładki wpisuje się liczbę kart zawartych w aktach. 5. Wzór strony tytułowej okładki akt stanowi załącznik nr 11 do rozporządzenia. § 22. 1. Pisma dołącza się do akt sprawy w kolejności wpływu; kopertę dołącza się tylko wówczas, gdy data stempla pocztowego stanowi podstawę ustalenia terminu, z którego upływem wiążą się określone skutki procesowe. 2. Do akt sprawy dołącza się oryginały protokołów, postanowień i zarządzeń komornika oraz poświadczone odpisy wysyłanych pism i zwrotne potwierdzenia odbioru doręczeń. 3. Jeżeli protokół czynności dotyczy kilku spraw, oryginał dołącza się do akt sprawy najwcześniej wszczętej, zaś do pozostałych akt dołącza się poświadczone za zgodność odpisy, wskazując sygnaturę sprawy, w której znajduje się oryginał. § 2314)W brzmieniu ustalonym przez § 1 pkt 11 rozporządzenia, o którym mowa w odnośniku 2.. 1. Do akt sprawy o egzekucję lub o wykonanie postanowienia o zabezpieczeniu komornik dołącza nienumerowaną kartę rozliczeniową. Kartę tę zakłada się wraz z aktami sprawy, ustalając jednocześnie wartość roszczenia egzekwowanego lub roszczenia podlegającego zabezpieczeniu. 2. Komornik prowadzi kartę rozliczeniową dla każdej sprawy oddzielnie. 3. Jeżeli karta prowadzona jest w postaci elektronicznej lub wynika to z wezwania sądu, w momencie zakończenia sprawy komornik załącza do akt sprawy kartę rozliczeniową ze wszystkimi poczynionymi operacjami. 4. Na karcie rozliczeniowej odnotowuje się każdą pobraną lub wydaną kwotę w dniu pobrania lub wydania. Kartę prowadzi się na bieżąco. 5. W rubryce „Treść operacji” karty rozliczeniowej umieszcza się krótką wzmiankę o tytule wpłaty lub wypłaty, np. „zaliczka”, „zwrot zaliczki”, „opłata”, „wpłata”, „koszty egzekucyjne”, „wierzycielowi”. 6. Wzór karty rozliczeniowej stanowi załącznik nr 12 do rozporządzenia. § 24. Jeżeli komornik stwierdzi swą niewłaściwość, przekazuje akta właściwemu organowi egzekucyjnemu i zwraca wierzycielowi niewykorzystaną część zaliczki na wydatki. § 25. 1. Komornik wydaje akta poza kancelarię komorniczą wyłącznie na wezwanie sądu lub organu uprawnionego na podstawie odrębnych przepisów. 2. Przesyłając akta sądowi lub organowi wymienionemu w ust. 1, komornik zakłada akta zastępcze. Akta zastępcze zawierają pismo wzywające do przedstawienia akt, odpis pisma, przy którym przesłano akta, oraz dalszą korespondencję w sprawie. Akta zastępcze prowadzi się aż do zwrotu akt sprawy. 3. Od chwili założenia akt zastępczych stosuje się do nich przepisy o aktach sprawy. 4. Akta zastępcze dołącza się w całości do akt sprawy. § 26. Przeglądanie akt przez strony i innych uczestników postępowania może odbywać się tylko pod kontrolą komornika lub upoważnionej przez niego osoby. Rozdział 4 Ewidencja operacji finansowych kancelarii komorniczych § 27. 1. Komornik obowiązany jest do prowadzenia ewidencji operacji finansowych w sposób prawidłowy i przejrzysty. 2. Komornik posiada rachunek bankowy, na którym gromadzi środki finansowe i nimi dysponuje. 3. Wszystkie rozliczenia z uczestnikami postępowania egzekucyjnego w zakresie rozchodów komornik przeprowadza za pośrednictwem rachunku bankowego, a wyjątkowo - gotówką. 4. Komornik dokonuje wypłat gotówkowych za pokwitowaniem. Pokwitowanie powinno zawierać następujące dane osoby kwitującej odbiór gotówki: imię i nazwisko, numer dowodu tożsamości, nazwę organu, który wydał dowód tożsamości, adres zamieszkania. 5. Komornik prowadzi odrębną ewidencję wymaganą prawem podatkowym lub przepisami o rachunkowości. § 28. 1. Urządzeniami do ewidencji operacji finansowych kancelarii komorniczych są: 1) księga pieniężna; 2) kwitariusz przychodowy. 215)W brzmieniu ustalonym przez § 1 pkt 12 lit. a rozporządzenia, o którym mowa w odnośniku 2.. Urządzenia do ewidencji operacji finansowych prowadzi się w postaci papierowej w formie ksiąg albo w postaci elektronicznej. 3. Urządzenia ewidencyjne prowadzone w formie ksiąg wymienione w ust. 1 powinny być oprawione, a karty ponumerowane. Na ostatniej karcie księgi komornik, poprzez oznaczenie liczbowe i słowne, zamieszcza wzmiankę stwierdzającą ilość kart. 416)W brzmieniu ustalonym przez § 1 pkt 12 lit. b rozporządzenia, o którym mowa w odnośniku 2.. Wzór księgi pieniężnej i kwitariusza przychodowego prowadzonych w postaci papierowej w formie ksiąg stanowią odpowiednio załączniki nr 13 i 14 do rozporządzenia. 517)Dodany przez § 1 pkt 12 lit. c rozporządzenia, o którym mowa w odnośniku 2.. Wzory, o których mowa w ust. 4, stanowią wzory wydruków danych księgi pieniężnej i kwestionariusza przychodowego prowadzonych w postaci elektronicznej, z wyłączeniem elementów „pieczęć” i „podpis” we wzorze określonym w załączniku nr 14 do rozporządzenia. § 2918)W brzmieniu ustalonym przez § 1 pkt 13 rozporządzenia, o którym mowa w odnośniku 2.. 1. W przypadku prowadzenia urządzeń ewidencyjnych w postaci elektronicznej: 1) zapisy mogą być dokonywane również z informatycznych nośników danych lub za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej, pod warunkiem że podczas rejestracji operacji finansowych zapisy uzyskują trwale czytelną postać odpowiadającą treści dowodu księgowego i jest możliwe stwierdzenie źródła pochodzenia każdego zapisu; 2) zapisy mogą być przenoszone między prowadzonymi na różnych informatycznych nośnikach danych zbiorami danych składającymi się na urządzenie e