Rozporządzenie Ministra Rozwoju, Pracy i Technologiiz dnia 12 września 2021 r.w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące z elektronicznym zapisem kopii 1)Minister Rozwoju, Pracy i Technologii kieruje działem administracji rządowej - gospodarka, na podstawie § 1 ust. 2 pkt 2 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 6 października 2020 r. w sprawie szczegółowego zakresu działania Ministra Rozwoju, Pracy i Technologii (Dz. U. poz. 1718 oraz z 2021 r. poz. 1472). Spis treści Treść rozporządzenia Rozdział 1 - Przepisy ogólne Rozdział 2 - Szczegółowe kryteria i warunki techniczne, którym muszą odpowiadać kasy Rozdział 3 - Sposób oznaczania pamięci fiskalnej kas numerami unikatowymi i warunki ich przydzielania oraz dokumenty, które powinny być dołączone do kasy przy wprowadzaniu jej do obrotu Rozdział 4 - Wniosek o wydanie potwierdzenia o spełnieniu przez kasy funkcji, kryteriów i warunków technicznych, którym odpowiadają kasy, oraz okres, na który jest wydawane potwierdzenie Rozdział 5 - Zakres badań kasy oraz rodzaje danych zawartych w sprawozdaniu z badań kasy Rozdział 6 - Przepisy przejściowe i końcowe Załącznik nr 1 - Logo fiskalne (wzór) Załącznik nr 2 - Książka kasy (wzór) Załącznik nr 3 - Karta kasy (wzór) Załącznik nr 4 - Deklaracja producenta (wzór) Treść rozporządzenia 2)Niniejsze rozporządzenie zostało notyfikowane Komisji Europejskiej w dniu 27 kwietnia 2021 r. pod numerem 2021/253/PL, zgodnie z § 4 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 23 grudnia 2002 r. w sprawie sposobu funkcjonowania krajowego systemu notyfikacji norm i aktów prawnych (Dz. U. poz. 2039 oraz z 2004 r. poz. 597), które wdraża dyrektywę (UE) 2015/1535 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 9 września 2015 r. ustanawiającą procedurę udzielania informacji w dziedzinie przepisów technicznych oraz zasad dotyczących usług społeczeństwa informacyjnego (ujednolicenie) (Dz. Urz. UE L 241 z 17.09.2015, str. 1). Na podstawie art. 145a ust. 16 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2021 r. poz. 685, z późn. zm.3)Zmiany tekstu jednolitego wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2021 r. poz. 694, 802, 1163, 1243, 1598 i 1626.) zarządza się, co następuje: Rozdział 1 Przepisy ogólne § 1. Rozporządzenie określa: 1) szczegółowe kryteria i warunki techniczne, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące z elektronicznym zapisem kopii, oraz sposób oznaczania pamięci fiskalnej takich kas numerami unikatowymi, warunki ich przydzielania oraz dokumenty, które powinny być dołączone do takiej kasy przy wprowadzaniu jej do obrotu; 2) rodzaje danych zawartych we wniosku producenta kas rejestrujących z elektronicznym zapisem kopii o wydanie potwierdzenia, o którym mowa w art. 145a ust. 6 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, zwanej dalej „ustawą”, oraz rodzaje dokumentów, w tym oświadczeń, i urządzeń, w tym kas rejestrujących z elektronicznym zapisem kopii wzorcowych do badań, niezbędnych do wydania potwierdzenia, w tym dołączanych do wniosku o wydanie potwierdzenia; 3) okres, na który jest wydawane potwierdzenie, o którym mowa w art. 145a ust. 6 ustawy, zwane dalej „potwierdzeniem”; 4) zakres badań kasy rejestrującej z elektronicznym zapisem kopii oraz rodzaje danych zawartych w sprawozdaniu z badań tej kasy. § 2. Ilekroć w rozporządzeniu jest mowa o: 1) dokumencie fiskalnym - rozumie się przez to dokument wystawiany przy użyciu kasy, zawierający w szczególności logo fiskalne i numer unikatowy, obejmujący paragon fiskalny, paragon fiskalny anulowany, fakturę, fakturę anulowaną, raport fiskalny dobowy, raport fiskalny okresowy, w tym miesięczny, i raport fiskalny rozliczeniowy; 2) dokumencie niefiskalnym - rozumie się przez to dokument wystawiany przy użyciu kasy, inny niż dokument fiskalny, zawierający w szczególności oznaczenie „NIEFISKALNY” i niezawierający logo fiskalnego; 3) drukarce kasy - rozumie się przez to urządzenie drukujące wszystkie dokumenty dopuszczone programem pracy kasy do druku przez kasę; 4) fiskalizacji - rozumie się przez to jednokrotną i niepowtarzalną czynność inicjującą pracę modułu fiskalnego kasy z pamięcią fiskalną kasy, zakończoną wystawieniem raportu fiskalnego dobowego; 5) kasie - rozumie się przez to kasę rejestrującą z elektronicznym zapisem kopii, konstrukcyjnie dostosowaną do sporządzania kopii dokumentów fiskalnych i niefiskalnych w postaci zapisu na informatycznych nośnikach danych; 6) logo fiskalnym - rozumie się przez to symbol graficzny, którego wzór określa załącznik nr 1 do rozporządzenia; 7) module fiskalnym - rozumie się przez to urządzenie ewidencjonujące sprzedaż, w tym obliczające wysokość podatku, oraz sterujące w jednoznaczny sposób wydrukiem dokumentów wystawianych przy użyciu kasy oraz wyświetlaczem kasy; 8) numerze kontrolnym - rozumie się przez to skrót kryptograficzny wytwarzany przy użyciu niesymetrycznego algorytmu kryptograficznego zgodnego z normą PN-ISO/IEC 10118-3:1999 lub podpis niekwalifikowany wytwarzany przez kasę o długości klucza co najmniej 160 bitów, umieszczany na wystawianych przy użyciu kasy dokumentach fiskalnych, potwierdzający, że dokument został wystawiony przy użyciu danej kasy; 9) numerze unikatowym - rozumie się przez to indywidualny i niepowtarzalny numer nadawany pamięci fiskalnej kasy, identyfikujący jednoznacznie każdą kasę z zawartą w niej pamięcią fiskalną; 10) pamięci fiskalnej - rozumie się przez to urządzenie trwale zawarte w kasie, zawierające elektroniczny nośnik danych, umożliwiające jednokrotny i niezmienialny zapis danych pod bezpośrednią kontrolą programu pracy kasy, które są nieusuwalne bez zniszczenia urządzenia, oraz umożliwiające wielokrotny odczyt tych danych; 11) pamięci operacyjnej - rozumie się przez to pamięć wielokrotnego zapisu zawartą w module fiskalnym, pracującą pod kontrolą programu pracy kasy, w której są zapisywane dane w postaci cyfrowej pochodzące z ewidencji sprzedaży wykonywanych przez kasę, do czasu usunięcia tych danych po wystawieniu raportu fiskalnego dobowego lub poprzez procedurę awaryjnego zerowania pamięci operacyjnej niedostępną dla użytkownika kasy; 12) pamięci podręcznej - rozumie się przez to pamięć wielokrotnego zapisu zawartą w module fiskalnym, pracującą pod kontrolą programu pracy kasy, w której są zapisywane dane w postaci cyfrowej zawierające elektroniczne kopie dokumentów wystawianych przy użyciu kasy, do czasu usunięcia tych danych po wystawieniu raportu fiskalnego dobowego i zapisu tych danych na informatycznych nośnikach danych; 13) paragonie fiskalnym - rozumie się przez to dokument fiskalny wystawiany przy użyciu kasy dla nabywcy, podczas sprzedaży, potwierdzający dokonanie sprzedaży; 14) paragonie fiskalnym anulowanym - rozumie się przez to dokument fiskalny wystawiany przy użyciu kasy podczas sprzedaży, potwierdzający niedokonanie rozpoczętej sprzedaży, z oznaczeniem „PARAGON FISKALNY” bez podanej łącznej wartości sprzedaży i bez numeru kolejnego paragonu fiskalnego, zakończony oznaczeniem „ANULOWANY”, datą, godziną i minutą wydruku, numerem kasy, oznaczeniem kasjera oraz numerem unikatowym; 15) podatku - rozumie się przez to podatek od towarów i usług; 16) podatniku - rozumie się przez to podatnika podatku; 17) producencie - rozumie się przez to: a) osobę prawną, jednostkę organizacyjną niemającą osobowości prawnej oraz osobę fizyczną mającą siedzibę lub miejsce zamieszkania na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, która w zakresie prowadzonej działalności gospodarczej wytworzyła dany typ kasy i wprowadza ją do obrotu, lub b) podmiot dokonujący wewnątrzwspólnotowego nabycia lub importu kas w celu wprowadzenia ich do obrotu; 18) programie aplikacyjnym - rozumie się przez to program współpracujący z programem pracy kasy, odpowiedzialny za prawidłowe zaprogramowanie funkcji kasy oraz zabezpieczający przed wprowadzeniem do kas funkcji, rozwiązań technicznych i programowych niedopuszczonych programem pracy kasy; 19) programie archiwizującym - rozumie się przez to zewnętrzny program umożliwiający w systemach ogólnie dostępnych odczyt, przedstawienie i sprawdzenie danych zapisanych na informatycznych nośnikach danych; 20) programie do odczytu pamięci fiskalnej - rozumie się przez to zewnętrzny program współpracujący z programem pracy kasy umożliwiający w systemach ogólnie dostępnych odczyt, wyświetlenie i wydruk danych zapisanych w pamięci fiskalnej kasy oraz zapisanie na informatycznym nośniku danych raportów fiskalnych okresowych za wyznaczony okres; 21) programie pracy kasy - rozumie się przez to program zainstalowany w module fiskalnym, odpowiedzialny za realizację funkcji kasy, zapewniający prawidłowy, jednokrotny i niezmienialny zapis wartości sprzedaży i wysokości podatku w pamięci fiskalnej oraz zapewniający wydruk dokumentów fiskalnych i niefiskalnych, a także zapis kopii dokumentów na informatycznych nośnikach danych; 22) raporcie fiskalnym - rozumie się przez to dokument fiskalny zawierający dane sumaryczne o wartości sprzedaży i wysokości podatku należnego w ujęciu według poszczególnych stawek podatku oraz wartości sprzedaży zwolnionej od podatku odpowiednio za: a) daną dobę - raport fiskalny dobowy, b) wybrany okres - raport fiskalny okresowy, w tym miesięczny, c) cały okres pracy kasy - raport fiskalny rozliczeniowy; 23) stawce podstawowej podatku - rozumie się przez to stawkę podatku, o której mowa w art. 41 ust. 1 ustawy; 24) sumie kontrolnej - rozumie się przez to unikalny ciąg znaków wyznaczony przy użyciu algorytmu zgodnego z normą PN-ISO/IEC 10118-3:1999, z zawartości programu pracy kasy; 25) trybie fiskalnym - rozumie się przez to tryb pracy kasy obejmujący nieprzerwany okres od czasu dokonania fiskalizacji do czasu wystawienia raportu fiskalnego rozliczeniowego; 26) trybie tylko do odczytu - rozumie się przez to tryb, w którym jest możliwy odczyt danych z pamięci fiskalnej zapisanych w okresie poprzedzającym przejście kasy w tryb tylko do odczytu oraz jest niemożliwy zapis kolejnych danych w pamięci fiskalnej, a także jest niemożliwa zmiana tego trybu na inny; 27) wprowadzaniu do obrotu - rozumie się przez to wprowadzanie do obrotu na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej; 28) wystawianiu dokumentu przy użyciu kasy - rozumie się przez to utworzenie przez kasę dokumentu, jego wydruk oraz zapis w pamięci fiskalnej lub na informatycznym nośniku danych, o ile przepisy rozporządzenia nie stanowią inaczej. § 3. Kasa jest urządzeniem samodzielnym lub może stanowić część systemu kasowego. § 4. Kasy, ze względu na konstrukcję lub przeznaczenie, dzieli się na następujące rodzaje: 1) kasy elektroniczne - kasy z programem aplikacyjnym, posiadające własną bazę danych o towarach i usługach, zwaną dalej „bazą towarową”, z możliwością jej zmiany wyłącznie poprzez zdefiniowaną funkcję niezmiennego programu aplikacyjnego; 2) drukarki fiskalne - kasy bez programu aplikacyjnego, sterowane przez interfejs komunikacyjny zewnętrznym programem aplikacyjnym, które zamiast bazy towarowej zawierają algorytm weryfikujący zmiany przypisania stawek podatku oraz zwolnienia od podatku do nazw towarów lub usług; 3) kasy komputerowe - kasy zbudowane na bazie komputera ze standardowym systemem operacyjnym z możliwością współpracy z komputerowym programem aplikacyjnym; 4) terminale kasowe - kasy bez programu aplikacyjnego, sterowane komputerowym programem aplikacyjnym uruchomionym na komputerze poza stanowiskiem sprzedaży i stanowiące wraz z nim zamknięty system kasowy; 5) kasy o zastosowaniu specjalnym - kasy, których konstrukcja i program pracy kasy uwzględniają szczególne zastosowanie tych kas i odpowiadają dodatkowym kryteriom i warunkom technicznym określonym w rozporządzeniu. Rozdział 2 Szczegółowe kryteria i warunki techniczne, którym muszą odpowiadać kasy § 5. 1. Kasa odpowiada następującym kryteriom: 1) jest zbudowana co najmniej z następujących elementów: a) modułu fiskalnego i pamięci fiskalnej, b) drukarki kasy, c) dwóch wyświetlaczy przeznaczonych do odczytu danych o wartości sprzedaży z podatkiem (brutto), z których jeden zapewnia nabywcy łatwy odczyt wyświetlanej wartości sprzedaży, d) zegara czasu rzeczywistego; 2) posiada pamięć fiskalną wbudowaną w miejscu niedostępnym dla użytkownika kasy, umieszczoną w gnieździe związanym nierozłącznie z obudową, zalanym twardą nieprzezroczystą masą oraz zabezpieczoną w sposób powodujący jego zniszczenie w momencie jego naruszenia; 3) posiada program pracy kasy identyfikowalny przez wersję programu i sumę kontrolną, które są wyznaczane, weryfikowane, drukowane oraz wyświetlane na wyświetlaczu kasy na żądanie użytkownika; wyznaczona suma kontrolna jest porównywana z sumą kontrolną zapisaną w pamięci fiskalnej; 4) zawiera zabezpieczenia uniemożliwiające usunięcie zapisów zawartych w ewidencjach kasy i pamięci fiskalnej, w szczególności z powodu braku zasilania; 5) zapewnia zapis w pamięci fiskalnej co najmniej 1830 raportów fiskalnych dobowych, 200 awaryjnych zerowań pamięci operacyjnej kasy i 30 zmian stawek podatku; 6) zapewnia sterowanie lokalne zintegrowane z kasą, umożliwiające co najmniej wydruk raportów fiskalnych dobowych i okresowych bez konieczności korzystania z dodatkowych urządzeń; 7) posiada sygnalizację zapisu każdego z 30 ostatnich możliwych do wystawienia raportów fiskalnych dobowych; 8) posiada zasilanie sieciowo-bateryjne, sieciowo-akumulatorowe, bateryjne lub akumulatorowe, które zapewniają wydruk co najmniej 200 paragonów fiskalnych, każdy o zawartości co najmniej 30 wierszy druku, i raportu fiskalnego dobowego w czasie 48 godzin od momentu zaniku zasilania sieciowego; 9) zawiera rozwiązania konstrukcyjne i w zakresie oprogramowania uniemożliwiające nieuprawnioną ingerencję w dane przetwarzane i zapisywane przez kasę, a także zabezpieczające przed utratą lub zmianą tych danych w przypadku wystąpienia sytuacji awaryjnych; 10) nie może zawierać rozwiązań konstrukcyjnych, technicznych i wykonywać funkcji, które mogą prowadzić do nieprawidłowej ewidencji sprzedaży, w tym nieprawidłowego obliczania wysokości podatku; 11) obudowa modułu fiskalnego bez programu aplikacyjnego (drukarki fiskalnej) jest zabezpieczona osobną plombą zakładaną przez producenta; przepis ust. 8 stosuje się odpowiednio. 2. Program pracy kasy jest umieszczony we wbudowanej w kasę pamięci umieszczonej w module fiskalnym, zapewniającej niezmienialność danych na poziomie nie mniejszym od liczby zapisów dokonanych w pamięci typu OTP. 3. Wyświetlacz umożliwia wyświetlenie znaków w liczbie nie mniejszej niż liczba znaków łącznej wartości sprzedaży brutto. 4. Kryterium, o którym mowa w ust. 1 pkt 1 lit. c, nie dotyczy kas, o których mowa w § 4 pkt 2-5, w których funkcję wyświetlacza dla użytkownika może spełniać monitor komputera. 5. Kasa umieszczana w urządzeniach do automatycznej sprzedaży towarów i usług posiada co najmniej jeden wyświetlacz, który ma zapewniać nabywcy odczyt wyświetlanych danych o wartości sprzedaży, z zastrzeżeniem § 15 ust. 3. 6. Zmiana wskazań zegara czasu rzeczywistego przez użytkownika może być dokonana jedynie po wystawieniu raportu fiskalnego dobowego, a przed rozpoczęciem prowadzenia kolejnych sprzedaży, i nie może być większa niż o 2 godziny. 7. Kasa uniemożliwia wystawienie raportu fiskalnego dobowego i okresowego oznaczonego datą i czasem wcześniejszymi niż data i czas wystawienia ostatniego raportu fiskalnego dobowego zapisanego w pamięci fiskalnej. 8. Dostęp do wnętrza kasy jest zabezpieczony plombą producenta umieszczoną na obudowie kasy w sposób powodujący, że plomba jest nieusuwalna albo ulega zniszczeniu przy usuwaniu. Sposób umieszczenia plomby oraz zamknięcia obudowy kasy uniemożliwia dostęp do elementów wewnętrznych kasy bez usunięcia plomby. 9. W przypadku umieszczenia na obudowie kasy plomby przez uprawnionego serwisanta plomba ta jest oznaczona cechą identyfikującą tego serwisanta, nadaną przez producenta. § 6. Kasa odpowiada następującym warunkom technicznym: 1) zawiera w pamięci fiskalnej niezmienialny numer unikatowy; 2) zapisuje w pamięci fiskalnej co najmniej następujące dane: a) datę i czas rozpoczęcia oraz zakończenia pracy w trybie fiskalnym, b) numer identyfikacji podatkowej (NIP) podatnika, c) oznaczenia literowe od „A” do „G” służące użytkownikowi kasy do przypisania stawki podatku oraz zwolnienia od podatku do nazw towarów i usług, przy czym literze „A” jest przypisana stawka podstawowa podatku, a literom od „B” do „G” są przypisane pozostałe stawki podatku oraz zwolnienie od podatku, d) wartość sprzedaży bez podatku (netto) według poszczególnych stawek podatku, wartość sprzedaży zwolnionej od podatku, wysokości podatku według poszczególnych stawek podatku, łączną wysokość podatku i łączną wartość sprzedaży brutto, e) numery, daty oraz godziny i minuty każdego z wystawianych raportów fiskalnych dobowych, a także liczbę paragonów fiskalnych objętych raportem oraz liczbę pozycji w raporcie, f) numer, datę oraz godzinę i minutę awaryjnych zerowań pamięci operacyjnej oraz informację o rozpoczęciu ewidencji sprzedaży przed zerowaniem i sposobie jego wykonywania, g) sumę kontrolną programu pracy kasy wraz z oznaczeniem jego wersji, h) liczbę i łączną wartość paragonów fiskalnych anulowanych; 3) zapewnia wyświetlenie wartości sprzedaży brutto na wyświetlaczu przeznaczonym do odczytu przez nabywcę; 4) zapewnia, dla każdej sprzedaży, równocześnie wydruk oryginałów i zapisy kopii paragonów fiskalnych na informatycznym nośniku danych, z zastrzeżeniem § 15 ust. 2, wydruk raportów fiskalnych oraz może wystawiać faktury; 5) zapisuje w pamięci fiskalnej dane, które są zgodne z danymi zapisanymi w raportach fiskalnych dobowych; 6) wszystkie dane zapisywane w pamięci fiskalnej są zapisane w postaci zanegowanej. § 7. W drukarkach fiskalnych, o których mowa w § 4 pkt 2, komunikacja bezprzewodowa między programem aplikacyjnym a kasą jest dostępna jedynie poprzez elementy konstrukcyjne i programowe zamknięte w obudowie kasy i jest dozwolona jedynie za pośrednictwem szyfrowanego kanału komunikacyjnego z wykorzystaniem mechanizmów wzajemnej autoryzacji. § 8. Opisy w dokumentach wystawianych przy użyciu kasy i napisy na wyświetlaczach kasy są wykonywane w języku polskim. § 9. 1. Kasa dodatkowo odpowiada następującym kryteriom i warunkom technicznym: 1) zawiera w swej konstrukcji układ umożliwiający zapis elektronicznych kopii dokumentów na informatycznym nośniku danych; 2) posiada drukarkę z jednym traktem papieru; 3) w przypadku drukowania faktur kasa drukuje fakturę w dwóch egzemplarzach; 4) zapisuje w pamięci podręcznej kopie wszystkich dokumentów, z zastrzeżeniem pkt 6; 5) w przypadku niemożliwości zapisu danych na informatycznym nośniku danych kasa po wystawieniu raportu fiskalnego dobowego i niepodjęciu przesłania zawartości pamięci podręcznej na informatyczne nośniki danych - w przypadku dalszego prowadzenia zapisu sprzedaży - sygnalizuje ten stan na wyświetlaczu użytkownika lub przy użyciu specjalnej diody w sposób ciągły; 6) raporty fiskalne okresowe, w tym miesięczne, oraz raporty fiskalne rozliczeniowe nie są zapisywane w pamięci podręcznej; 7) zapisywanie kopii dokumentów w pamięci podręcznej odbywa się w momencie zakończenia wydruku poszczególnych wierszy oryginału dokumentu fiskalnego lub niefiskalnego przed przystąpieniem do następnej czynności kasowej; 8) pamięć podręczna zapewnia również w sytuacjach awaryjnych kasy zachowanie jej niezmienionej zawartości, a dane w niej zawarte podlegają kontroli poprawności poprzez wyznaczanie i sprawdzenie sum kontrolnych; 9) usuwanie zawartości pamięci podręcznej następuje wyłącznie po poprawnym wystawieniu raportu fiskalnego dobowego i zapisie danych na informatycznym nośniku danych; 10) program pracy kasy zapewnia rezerwę pamięci podręcznej umożliwiającą wystawienie raportu fiskalnego dobowego; 11) informatyczne nośniki danych nie mogą być przyłączane do kasy, tak aby były objęte zabezpieczeniem plombą, i nie są uznawane za części składowe kasy. 2. Dokument fiskalny, z wyjątkiem raportu fiskalnego okresowego, w tym miesięcznego