Asianhallinta (ruotsiksi ärendehantering) tai tiedonhallinta on suomalaisessa julkishallinnossa vakiintunut menetelmä. Sillä varmistetaan viranomaisen asioiden ja niihin liittyvien asiakirjojen ja asiakirjallisten tietojen käsittelyn ja elinkaaren hallinnan suunnitelmallinen ja yhtenäinen ohjaaminen, toteuttaminen ja seuraaminen eri toimintaprosesseissa. Prosessissa käytetään asianhallintajärjestelmää, jossa säilytetään asiakirjoja, etsitään niihin kuuluvaa tietoa ja seurataan asioiden käsittelyä.

Asianhallintamenetelmää noudatetaan esimerkiksi valtionhallinnossa, kunnissa, Suomen puolustusvoimissa, tuomioistuimissa (AIPA-asianhallintajärjestelmä), ja sosiaali- ja terveysalalla, kuten sosiaalihuollossa. Suomalaisten asioita kirjataan muun muassa Kanta-palveluihin.

Historia

Valtionhallinnon asianhallinta perustuu kirjaamisperinteeseen. Diaarikirjaan kirjattiin lähteneet ja saapuneet kirjeet. Sitä seurasi kortti-irtolehtidiaari, jossa niputettiin asioita saman yhteisen kokonaisuuden ympärille. Näin voitiin parhaassa tapauksessa muodostaa sarja asian käsittelyä kuvaavia toimenpiteitä. Nykyisin diaaritiedoilla tarkoitetaan luetteloa, johon merkitään virastoihin tulleet ja niistä lähteneet asiakirjat. Näihin voi kuulua esimerkiksi kuntalaisaloitteita tai käsittelyssä olevia asioita.

Asianhallintajärjestelmän diaari tarkoittaa viranomaisten ylläpitämää julkista asiakirjaa, johon voi halutessaan tutustua. Vuodelta 1999 peräisin oleva laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (21.5.1999/621) edellyttää, että "viranomaisten tulee pitää luetteloa käsiteltäväksi annetuista ja otetuista sekä ratkaisuista ja käsitellyistä asioista tai muutoin huolehtia siitä, että sen julkiset asiakirjat ovat vaivattomasti löydettävissä." Lakia voidaan toteuteuttaa kirjaamalla eli rekisteröimällä asiakirjat asianhallintajärjestelmää tukevaan rekisteriin tai muulla mielekkäällä asiakirjojen arkistointitavalla ja luetteloimalla arkistossa olevat asiakirjat.

Vuonna 2010 valtioneuvosto antoi asetuksen asiakirjojen luokitustavan yhtenäistämiseksi. Kansainvälisen käytännön mukaisesti käyttöön otettiin neljä luokkaa. Tiukimmassa luokassa asiakirjoja ei saa tallentaa tietoverkkoon ja henkilöt, jotka saavat niitä käsitellä nimetään.

1.1.2020 astui voimaan tiedonhallintalaki, joka liitti asiakirjahallinnan osaksi laajempaa organisaatioiden tiedonhallintaa. Laissa määriteltiin esimerkiksi asiakirjahallinnan tietoturvallisuutta ja teknisiä rajapintoja. Myös vuonna 1994 voimaantullutta arkistolakia on haluttu uudistaa. Marraskuussa 2025 hallitus antoi eduskunnalle esityksen arkistointilaista, joka korvaisi arkistolain. Samalla se halusi uudistaa julkisen hallinnon tiedonhallinnasta annettua lakia esimerkiksi huomioimalla digitaalisen tiedonhallinnan tarpeet arkistoinnissa.

Asianhallinta valtioneuvostossa Vuonna 2004 siirtyminen sähköisen asianhallintaan oli valtioneuvostossa osittain kesken. Siellä käytettiin useita päällekkäisiäkin sovelluksia: paperiarkistoa, diaaria ja dokumentinhallintajärjestelmiä. Sähköiset järjestelmät olivat korttidiaarien sähköisiä versioita. Vuonna 2022 valtioneuvosto ja kaikki sen 12 ministeriötä alkoivat käyttää valtioneuvoston yhteistä asianhallintajärjestelmää VAHVAa. Samalla käyttöön otettiin myös sähköiset allekirjoitukset. VAHVAa käytetään myös EU-asioiden valmisteluun.

Asianhallinta kunnissa Tiettävästi Oulu oli ensimmäisiä suomalaisia kuntia, joissa alettiin siirtyä kohti paperitonta päätöksentekoa vuonna 2012. Luottamusmiehet käyttivät valtuuston kokouksissa paperisten dokumenttien sijaan Loota-asianhallintajärjestelmää. Vuoteen 2015 mennessä esimerkiksi Kainuun kunnat ja sote-kuntayhtymä olivat siirtyneet paperiarkistoista sähköisen asianhallintaohjelman käyttäjiksi. Vuonna 2016 Helsinki teki historiaa Suomessa alkamalla julkaista netissä diaaritietojaan avoimena datana. Sen käyttämästä Open Ahjo -asianhallintajärjestelmästä tehtiin myös kännykkäsovelluksia. Ensimmäiset suomalaiset kunnat ottivat tekoälyä hyödyntävän asianhallintaprosessin käyttöön vuonna 2025.

Prosessi Kun jokin organisaatioon saapuva tai sieltä lähtevä asiakirja aiheuttaa toimenpiteitä, asia dokumentoidaan asianhallintajärjestelmään. Yhden asian (tai asia-asiakirjan) yhteyteen liitetään kaikki siihen kuuluvat toimenpiteet ja asiakirjalliset tiedot asialle annetun asiatunnuksen avulla. Asian käsittely alkaa asian vireilletulosta. Asian voi laittaa vireille joko viranomainen itse tai viraston ulkopuolinen taho (asiakas). Esimerkiksi sosiaalihuollon asioiden vireilletulosta säädetään hallintolaissa, sosiaalihuoltolaissa ja lastensuojelulaissa. Asian vireilletulon yhteydessä arvioidaan asian kiireellisyys. Kun asian käsittely päättyy, asia suljetaan ja arkistoidaan. Asian lopputuloksena voi esimerkiksi olla ratkaisu, päätös, sääntö tai ohje.

Asioihin liittyvät vaiheet vaihtelevat tapauksittain: Yliopistossa professorin virantäyttö voi olla asia, jonka vaiheisiin kuuluu muun muassa viran haettavaksi julistaminen ja virkasuhteeseen nimittäminen. Sosiaalihuollossa asialle tehdään palvelutarpeen arviointi, suunnitellaan asiakkuus, järjestetään palvelu ja lopulta toteutetaan se. Kun hallitus ehdottaa uusia lakeja, asian käsittelyn vaiheisiin kuuluvat lähetekeskustelu, valiokuntakäsittely, mietinnön pöydällepano, ensimmäinen ja toinen käsittely, eduskunnan vastaus ja lopulta lain lisääminen säädöskokoelmaan.

Asiaan liittyvät tiedot Asioille määritellään erilaisia metatietoja prosessin eri vaiheissa. Tietoihin kuuluu esimerkiksi tiedon salassapidettävyys.

Usein asiat luokitellaan tehtäväluokituksen avulla, joka perustuu organisaation tehtäviin ja liiketoimintoihin. Tehtäväluokitus voi perustua julkishallinnon asiakirjallisten tietojen tehtäväluokitukseen.

Julkishallinnon luokittelussa on kaksitoista päätehtävää:

00 Yleishallinto 01 Henkilöstöhallinto 02 Taloushallinto, verotus ja omaisuuden hallinta 03 Lainsäädäntö ja laillisuus 04 Kansainvälinen yhteistyö 05 Sosiaalihuolto ja sosiaaliturva 06 Terveydenhuolto 07 Järjestys ja turvallisuus 08 Maankäyttö, rakentaminen ja asuminen 09 Ympäristönsuojelu 10 Opetus- tutkimus- ja sivistystoimi 11 Elinkeinopalvelut ja liiketoiminta

Tavoitteet Asianhallinnan tavoitteita: nopeuttaa asioiden valmistelua, käsittelyä, päätöksentekoa, julkaisemista ja arkistointia tehostaa asiakirjamuodossa olevien tietojen hallintaa turvata asiakirjallisten tietojen laatuvaatimukset takaamalla esimerkiksi niiden alkuperäisyys, eheys, luotettavuus ja käytettävyys varmistaa käsittelyprosessin toimivuus

Katso myös Sähköinen asianhallinta Tiedonhallinta

Lähteet

Aiheesta muualla Asian valmistelusta Kuntaliiton sivulla

Luokka:Tietotekniikka Luokka:Tietojärjestelmätiede Luokka:Tietoteoria Luokka:Johtaminen