Per fattura elettronica in Italia si intende una fattura in formato digitale provvista del riferimento temporale e della firma digitale dell'emittente (che ne garantisce autenticità e integrità) inviata in formato elettronico al destinatario, il quale la conserverà nel formato originale in modalità sostitutiva alla carta. In sostanza è un documento che viene emesso, trasmesso e verrà conservato sia dall'emittente sia dal ricevente esclusivamente ed obbligatoriamente in formato elettronico (digitale). Per le sole fatture elettroniche è prevista la conservazione almeno quindicinale; il responsabile della conservazione deve cristallizzare l'archivio delle fatture elettroniche emesse e/o ricevute nel periodo, apponendo sull'archivio la propria firma digitale e una marca temporale.
Da sottolineare come una volta implementato un sistema di conservazione sostitutiva, se già si dispone dei collegamenti telematici attraverso cui inviare o ricevere fatture telematiche, strutturate o meno, l'implementazione della fatturazione elettronica è un passo breve che richiede solo la stipula di un accordo con i destinatari o i mittenti e l'utilizzo di firma digitale e del riferimento temporale da parte del mittente.
Secondo quanto previsto dalla Circolare del 19/10/2005 n. 45 dell'Agenzia delle Entrate Direzione Centrale Normativa e Contenzioso al punto 2.6.2 - Fattura inviata con mezzi tradizionali: "La fattura, creata in forma cartacea o elettronica, può essere consegnata o spedita nei modi tradizionali in forma cartacea. ... la fattura creata in forma elettronica può essere spedita o consegnata in forma cartacea allorquando manca il consenso del destinatario alla trasmissione elettronica. In tale caso, trattasi pur sempre di una fattura elettronica in quanto dotata del riferimento temporale e della firma elettronica qualificata. L'invio della fattura mediante un qualsiasi strumento elettronico (es. via e-mail), senza il consenso del cliente, non dà luogo ad una trasmissione elettronica, bensì ad una consegna o spedizione della stessa mediante strumenti elettronici. Ne consegue che la fattura è elettronica solo per l'emittente, se ovviamente emessa in tale formato, mentre è sempre cartacea per il ricevente...."
Obblighi amministrativi e fiscali La fattura elettronica è, da un punto di vista contenutistico, del tutto equivalente a una fattura cartacea e, come questa, deve essere annotata in appositi registri, secondo le indicazioni fornite dall'art. 21, comma 2, del Decreto del presidente della Repubblica n. 633/72 e integrate dal D.lgs. n. 52/2004.
Pertanto, l'individuazione esatta della data di emissione della fattura, come nel caso delle tradizionali fatture cartacee, assume particolare rilievo nelle seguenti tipologie:
Fatture attive - in riferimento agli obblighi di annotazione entro 15 giorni dalla data di emissione su apposito registro ai sensi dell'art. 23 del D.P.R. n. 633/1972 Fatture passive - per la previsione contenuta nell'art. 1 del D.P.R. n. 100/1998 (IVA);
Fattura elettronica B2G: l'obbligo di fatturazione elettronica da e verso le Pubbliche amministrazioni è in vigore dal 31 marzo 2015 anche per le PA locali, oltre che per le PA centrali che l'avevano già recepito a partire dal 6 giugno 2014. In base a tale obbligo è imposto divieto alle amministrazioni pubbliche di emettere o accettare fatture in formato cartaceo.
Fattura elettronica B2B: l'obbligo di fatturazione elettronica tra soggetti con partita IVA è in vigore dal 1º gennaio 2019 e riguarda tutte le imprese e i liberi professionisti.
Fattura elettronica B2C: è l'obbligo di fatturazione elettronica nei confronti dei consumatori finali in tutti i casi di cessione di beni o servizi, anch'essa in vigore dal 1 gennaio 2019.
La normativa (nuovo comma 3 art. 21 D.P.R. 633/1972) prescrive la stipula di uno specifico accordo tra mittente e destinatario della fattura in modo da stabilire con precisione gli elementi di qualificazione dell'interscambio, quali ad esempio:
modalità tecnica; standard utilizzato; periodicità della trasmissione dei documenti; momento dell'emissione da parte del mittente; momento della ricezione da parte del destinatario.
Il concetto stesso di fatturazione elettronica si presta a molteplici interpretazioni che partono da prospettive molto diverse in termini di processi impattati, funzioni aziendali coinvolte, tecnologie abilitanti e benefici attesi. Un primo modello interpretativo fa riferimento alla fattura come documento in sé e alla fatturazione come processo in sé, assumendo la prospettiva della fatturazione elettronica in senso stretto.
Nella prospettiva della fatturazione elettronica in senso stretto la fattura è il documento amministrativo per eccellenza, il più importante documento aziendale in grado di rappresentare nel tempo un'operazione commerciale, da cui scaturiscono risvolti fiscali (detrazione dell'IVA e deducibilità del costo), civili (ingiunzioni di pagamento ed efficacia probatoria tra imprenditori), penali (reati tributari e reati commessi dal fallito) e finanziari (la gestione del credito e la riconciliazione della fatture ai pagamenti ed agli incassi). La fatturazione è dunque intesa come processo che parte dalla composizione della fattura, in generale da parte del fornitore di beni/servizi, e si conclude generalmente con l'archiviazione della fattura sia da parte del fornitore che da parte del cliente secondo quanto prescritto per legge e che può prevedere, se richiesto dall'Agenzia delle entrate, la messa a disposizione delle fatture conservate per accertamenti fiscali. Alcuni aggiungono al processo la successiva fase di pagamento e accertamento del pagamento.
In questo contesto con fatturazione elettronica ci si riferisce alla possibilità di emettere e conservare le fatture in solo formato digitale, come introdotto nell'ordinamento europeo dalla Direttiva 2001/115/CE del Consiglio del 20 dicembre 2001 e in Italia dal Decreto Legislativo del 20 febbraio 2004, n. 52 di recepimento della direttiva europea e dal Decreto del Ministero dell'Economia e delle Finanze del 23 gennaio 2004 (cfr. Il quadro normativo in tema di fatturazione elettronica e conservazione sostitutiva). Il quadro legislativo di fatto regola diversi modelli di fatturazione elettronica, dalla semplice trasmissione elettronica delle fatture analogiche (in parole povere, una fattura in formato pdf trasmessa attraverso canali telematici) alla fatturazione elettronica in senso proprio. Nello specifico, i tre principali scenari prevedono:
la trasmissione telematica delle fatture (o "fatturazione telematica"), quando la trasmissione dei dati e delle informazioni contenute in fattura avviene utilizzando un canale telematico, ma resta obbligatoria sia da parte dell'emittente che del destinatario la "materializzazione" (stampa su supporto cartaceo) del documento; la conservazione sostitutiva delle fatture, ossia il processo che permette di conservare le fatture in formato digitale in modo che risultino disponibili nel tempo nella loro integrità e autenticità, mantenendo piena validità legale e fiscale; la fatturazione elettronica propriamente detta, dove la fattura elettronica, in formato digitale provvista di riferimento temporale e della firma digitale dell'emittente (che ne garantisce autenticità e integrità), nasce, viene trasmessa e viene conservata sia dall'emittente che dal ricevente esclusivamente in formato elettronico (digitale).
Data di formazione e data di emissione La C.M. 45/E del 19 ottobre 2005 associa l'apposizione del riferimento temporale al momento della formazione della fattura elettronica; in pratica l'equivalente della stampa su carta per la fattura tradizionale, ossia il momento in cui il documento inizia ad esistere. In questo caso "formazione" equivale a definizione, composizione, creazione.
Pertanto l'apposizione delle firma elettronica qualificata non determina la data di emissione, ma la data di formazione della fattura elettronica.
La data di emissione, dalla quale decorrono gli obblighi indicati in precedenza, si determina come segue:
fatture analogiche: è la data indicata in fattura ai sensi della C.M. 134/E del 5 agosto 1994 fatture elettroniche: è la data indicata in fattura che è da ritenersi coincidente, in assenza di ogni altra specifica indicazione, con la data di trasmissione e ricezionePrecisazione della circolare del ministero del 31-03-2014, art. 3, comma 9, nota 7, ai sensi dell'art. 21, comma 1 del D.P.R. n. 633/1972.
Un'ulteriore conferma dell'interpretazione proposta deriva dall'art. 3 del D.P.R. n. 68/2005 e dall'art. 45 del D.Lgs. n. 82/2005, in base ai quali "il documento informatico trasmesso per via telematica si intende spedito dal mittente se inviato al proprio gestore, e si intende consegnato al destinatario, se reso disponibile all'indirizzo elettronico da questi dichiarato."
La data di emissione della fattura elettronica determinata come indicato sopra ha un impatto significativo sui sistemi gestionali, in quanto:
Per l'emittente c'è la necessità di allineare la data di emissione indicata in fattura (data facciale) con la data di emissione risultante dall'invio elettronico, poiché è da questa che decorrono gli obblighi di legge. Per il ricevente, sussiste la necessità di acquisire la data di ricezione della fattura elettronica.
Il quadro normativo (fase 1) La possibilità di emettere e conservare le fatture in solo formato digitale, è stata introdotta nell'ordinamento italiano dal Decreto Legislativo del 20 febbraio 2004 n. 52 che ha recepito la Direttiva 2001/115/CE del Consiglio del 20 dicembre 2001, e dal Decreto del Ministero dell'Economia e delle Finanze del 23 gennaio 2004. Decorsi tre anni dalla loro emanazione, e con la pubblicazione da parte dell'Amministrazione Finanziaria delle Circolari interpretative necessarie a chiarire le novità introdotte, si può oggi affermare che il quadro normativo di riferimento risulta ragionevolmente completo e chiaro.
Il quadro è ragionevolmente completo, anche alla luce della Circolare n.36/E del 6 dicembre 2006 che ha specificato meglio alcuni elementi su cui vi era incertezza di interpretazione. Nonostante manchino all'appello un paio di provvedimenti, come indicato dalla Circolare stessa (provvedimento di cui all'art. 5 del Decreto del Ministero dell'Economia e delle Finanze del 23 gennaio 2004, che dovrà riportare gli ulteriori dati ed elementi identificativi da comunicare alle competenti Agenzie fiscali; provvedimento di cui all'art. 6 del Decreto del Ministero dell'Economia e delle Finanze del 23 gennaio 2004, che dovrà riportare le modalità per l'esibizione in via telematica dei documenti conservati digitalmente), il quadro normativo consente l'immediata adozione di soluzioni di fatturazione elettronica o di conservazione sostitutiva con rischi legati all'incertezza interpretativa estremamente limitati o pressoché nulli.
Con l'approvazione della Legge n. 244 del 24 dicembre 2007, artt. 209, 210, 211, 212, 213 (Legge finanziaria 2008) è stato, infine, introdotto l'obbligo di emettere fatture esclusivamente in formato elettronico nei confronti della Pubblica Amministrazione. Rimangono infatti molto pochi i punti su cui il legislatore non si è apertamente espresso, quali ad esempio la data emissione fattura in caso di fatturazione elettronica, la possibilità o meno di firmare a lotti nella conservazione ed è opportuno in questo momento intendere questi aspetti come elemento di flessibilità e non di incertezza. È comunque sempre possibile interpretare i punti aperti in maniera restrittiva, mettendosi così al riparo da eventuali ulteriori provvedimenti legislativi che facciano espresse richieste sulle modalità di esecuzione dei processi di fatturazione elettronica e conservazione sostitutiva. Rimane in molti dei non addetti ai lavori la percezione di una normativa difficoltosa e ancora parzialmente confusa.