Il cerimoniale diplomatico della Repubblica italiana è il cerimoniale che ha sede presso il Ministero degli affari esteri, espleta i propri compiti nella sfera concernente lo svolgimento della funzione diplomatica. In particolare, esso cura i rapporti fra le Istituzioni della Repubblica Italiana ed i rappresentanti degli Stati stranieri, che possono essere i diplomatici o le Alte Autorità in visita.

Caratteristiche Il rispetto di alcune basilari regole di cerimoniale nelle relazioni interstatali e la loro disciplina si sono resi necessari nei secoli per preservare l'onorabilità e l'incolumità dei legati inviati dai sovrani che spesso mettevano a repentaglio la loro vita per l'espletamento della propria missione. Si sono affermate pertanto le norme concernenti le immunità in capo ai rappresentanti diplomatici, nonché quelle relative al cosiddetto protocollo, elencate in un volume edito dallo stesso Ministero degli Affari Esteri dal titolo "Cerimoniale Diplomatico 2.0 - Tradizione e Innovazione al servizio della politica estera". Il cerimoniale disciplina quindi sia i rapporti sostanziali sia quelli formali. In entrambi i casi, fermi restando il diritto consuetudinario ed il diritto pattizio, assumono rilevanza fondamentale i princípi dell'uniformità di trattamento e della reciprocità: nel primo caso si tratta di dare applicazione a quella che è la pari dignità tra stati superiorem non recognoscentes, dunque stati sovrani di pari livello; nel secondo caso, invece, si tratta di consentire lo svolgimento della missione diplomatica o consolare e provvedere alle determinazioni del caso.

Elemento preponderante nell'attività del cerimoniale è il costante rapporto con le ambasciate accreditate in Italia: ciò implica una collaborazione costruttiva tra il nostro Ministero degli Esteri ed il personale delle sedi a Roma, che significa sapersi relazionare in maniera adeguata ad interlocutori provenienti da ogni parte del mondo; se ciò richiede una conoscenza “accademica” delle varie realtà nazionali, è necessaria altresì la conoscenza delle regole fondamentali che caratterizzano i rapporti interpersonali di un tale livello. Si tratta, in definitiva, di quella che comunemente viene definita etichetta, ovvero un insieme di norme comportamentali – più o meno vincolanti – che hanno lo scopo precipuo di creare un'adeguata cornice all'interazione fra individui. L'adeguamento alle suddette norme può indubbiamente comportare non trascurabili vantaggi per la persona che ne dimostra conoscenza, nonché accrescere il prestigio della missione e l'efficacia del lavoro del diplomatico.

Organizzazione Quanto all'organizzazione interna, il cerimoniale diplomatico della Repubblica consta di una segreteria e di tre uffici (il quarto è stato soppresso in occasione della recente riorganizzazione del Ministero degli Affari Esteri, attuata con decreto ministeriale n.11 del 9 dicembre 2010), ciascuno dei quali è poi costituito al proprio interno da ulteriori reparti che trattano questioni specifiche. La divisione delle funzioni è la seguente:

Segreteria La segreteria, come tutte le analoghe strutture delle altre direzioni generali e dei servizi del Ministero, è il perno del cerimoniale diplomatico della Repubblica, perché attraverso essa filtrano e vengono direzionate le informazioni e le direttive agli altri uffici del cerimoniale. Tuttavia, in più e diversamente dalle altre segreterie, ha competenze specifiche che la rendono una struttura unica nel panorama ministeriale. Essa, infatti, affianca alla vera e propria attività di segreteria, all'archivio ed al reparto amministrativo anche strutture altamente specializzate, quali l'ospitalità, la logistica ed il consegnatariato di Villa Madama. Gestisce inoltre, dando indicazioni al drappello di rappresentanza della Guardia di Finanza, il parco autovetture utilizzato in occasione di visite ed eventi.

Ha inoltre assorbito le competenze dell'ex ufficio IV del cerimoniale diplomatico, soppresso dalla riforma dell'assetto organizzativo del Ministero a seguito dell'entrata in vigore, il 16 dicembre 2010, del DPR n.95/2010. La segreteria è così divenuta responsabile dell'organizzazione dei grandi vertici internazionali, degli incontri multilaterali e dei restanti eventi assimilabili in Italia. A tale ingente incremento delle competenze si è fatto fronte nonostante una sensibile riduzione delle risorse umane disponibili; unica eccezione e stata l'assegnazione, nel luglio 2011 di un ulteriore funzionario diplomatico chiamato a coadiuvare il capo segreteria nella sua nuova duplice veste di capo della segreteria e responsabile dell'organizzazione dei grandi eventi.

Tra i compiti della segreteria vi è anche la gestione dei doni che vengono scambiati in occasione delle visite di stato ed ufficiali dal signor Presidente della Repubblica ovvero dalle visite del Ministro. Il capo dell'ufficio III, d'intesa con il capo del cerimoniale ed i suoi più stretti collaboratori, sceglie i doni da assegnare alle varie personalità che si incontrano durante ciascuna visita. Vi sono inoltre i doni che vengono decisi ed acquistati direttamente dalla Presidenza della Repubblica per le personalità istituzionali straniere e successivamente addebitati al capitolo gestito dal cerimoniale diplomatico. La segreteria si occupa di stilare un elenco con i nomi e le relative cariche delle personalità destinatarie dei doni. Nella delicata scelta dei doni, si cura con attenzione il livello dei regali anche in considerazione della reciprocità nonché del rango del destinatario degli stessi. Al fine di tenere aggiornate le giacenze, gli articoli offerti in dono vengono poi integrati con nuovi ordinativi. La giacenza degli articoli viene tenuta costantemente aggiornata. La segreteria tiene anche un elenco, suddiviso per paesi, in cui vengono riportati i doni offerti nel corso degli anni sia dal Capo dello Stato che dal ministro al fine di evitare che lo stesso articolo venga offerto nuovamente. Ai sensi delle disposizioni della Presidenza del Consiglio, viene tenuto anche un registro cartaceo sul quale si riporta la descrizione dei doni ricevuti dal ministro con una stima del valore degli stessi ed, inoltre, un ulteriore elenco che riporta tutto ciò che il ministro offre in regalo ai suoi omologhi e alle personalità che incontra.

Gestione degli eventi Le numerose conferenze internazionali che hanno luogo al Ministero sono curate dalla segreteria del cerimoniale guidata dal capo segreteria, che è normalmente un Consigliere di Legazione. Nella maggior parte dei casi il cerimoniale assiste organizzando i servizi conviviali, fornendo i servizi di interpretariato, organizzando l'accoglienza al Ministero, facendosi carico delle richieste di sicurezza e collaborando nella predisposizione del piazzamento. Nel caso di Conferenze più complesse il ruolo del cerimoniale è invece più ampio ed investe tutti gli aspetti organizzativi e di gestione. I cd. “grandi eventi” presentano numerose caratteristiche in comune con le conferenze internazionali; tuttavia, è fondamentale sottolineare come le conferenze siano attività sostanzialmente “interne” al Ministero degli Affari Esteri, la cui gestione è senza dubbio resa più agevole dall'utilizzo degli spazi interni del Ministero (pur se spesso di grande rilevanza anche esterna) mentre i grandi eventi sono attività che hanno una rilevanza decisamente maggiore, che investe l'intero paese. L'organizzazione delle conferenze internazionali richiede il coordinamento con la Segreteria generale, il Gabinetto, l'Ispettorato, la Direzione Generale politicamente competente, la DGAI per gli aspetti tecnici, il servizio stampa e con eventuali strutture esterne. Il cerimoniale costituisce il perno di tale coordinamento. Per gestire le conferenze più importanti è stata sperimentata nel 2011 la creazione ad hoc di una segreteria tecnica guidata dal capo segreteria del cerimoniale e formata da personale fornito della direzione generale competente e, ove possibile, del cerimoniale. La segreteria tecnica centralizza tutto il flusso di informazioni logistico-organizzative e, per il tramite delle competenti strutture del cerimoniale, trasmette al Ministero dell'interno tutte le richieste relative alla sicurezza. Durante lo svolgimento dell'evento la segreteria tecnica perde il suo ruolo organizzativo e si occupa di tutte le questioni operative: organizzazione di incontri bilaterali, concessione di credenziali per il wi-fi, copie di documentazione, eventuali contatti con compagnie aeree per modifiche di voli, ecc. La casistica è molto ampia. La segreteria tecnica deve essere pronta a gestire ogni possibile richiesta.

Precedentemente all'evento o alla conferenza vengono individuati e formati i liaison officers che assisteranno le delegazioni estere. Durante l'evento i liaison officers seguono le delegazioni, sono il loro riferimento e sono competenti per le questioni ordinarie mentre riportano alla segreteria tecnica ovvero al funzionario responsabile dell'evento le problematiche più complesse per le quali ritengano di dover ricorrere ad indicazioni e consigli. Il cerimoniale gestisce anche le missioni preparatorie e gli advance teams delle delegazioni straniere. Nel caso dei grandi eventi, la fase organizzativa copre un arco temporale piuttosto ampio. Il primo aspetto su cui deve essere posta adeguata attenzione è proprio quello della sicurezza: il coordinamento spetta al Ministero dell'interno, con cui il cerimoniale diplomatico collabora strettamente. Per alcune attività, la gestione della sicurezza può essere delegata al Ministero della Difesa (come nel caso della parata militare che ha avuto luogo in occasione delle celebrazioni del 2 giugno). Presso la Questura, opera un centro gestione eventi in cui partecipano rappresentanti dell'Arma dei Carabinieri, della Guardia di Finanza, della Polizia di Stato, del Corpo Forestale dello Stato, dei Reparti scorte di tutte le forze dell'ordine, dei Vigili del Fuoco, della Polizia Municipale, dei Servizi Autoambulanze, dei vari Enti per i Servizi Pubblici Locali (mezzi pubblici, acqua, nettezza urbana, elettricità, etc.) e del Comando militare. Il Prefetto è inoltre tenuto a convocare il Comitato provinciale di sicurezza. Il Comitato provinciale di sicurezza esamina tutti gli aspetti dell'evento, valutando le varie richieste ed affrontando i problemi che emergono. In ogni caso, spetta al Prefetto ed al Questore, sentiti i propri interlocutori, prendere le decisioni finali relative alla sicurezza. La Presidenza del Consiglio dei Ministri indice riunioni di coordinamento generale con tutte le Amministrazioni coinvolte, fornendo le istruzioni al Comitato Provinciale di Sicurezza. A tali riunioni partecipano non solo rappresentanti dei vari Ministeri ma anche rappresentanti della Presidenza della Repubblica, del Senato della Repubblica, della Camera dei deputati e della Corte Costituzionale. Naturalmente, spetta alla Presidenza della Repubblica, che promuove l'organizzazione dei grandi eventi, la definizione del programma e delle attività connesse. In tutti i contatti con la Presidenza della Repubblica e la Presidenza del Consiglio è il cerimoniale diplomatico che rappresenta il Ministero degli Affari Esteri e partecipa attivamente, in quanto costituisce il punto di raccordo con le Autorità straniere invitate: spetta dunque al cerimoniale diplomatico definire proposte e suggerimenti per far sì che si prendano in dovuta considerazione gli aspetti politici, culturali e di protocollo legati ai diversi quadri giuridico-istituzionali stranieri. Un ruolo fondamentale viene assicurato dal Servizio Stampa e Informazione, che si occupa di tutte le questioni relative alla stampa ed ai giornalisti stranieri.

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