La gestion des connaissances (en anglais ) est une démarche managériale pluridisciplinaire qui regroupe l'ensemble des initiatives, des méthodes et des techniques permettant de percevoir, identifier, analyser, organiser, mémoriser, partager les connaissances des membres d'une organisation – celles créés par le groupe d'acteurs comme, par exemple, au cours de processus de projets (industriels, agricoles, architecturaux, urbains) ou bien encore au sein d'une entreprise (marketing, recherche et développement) ou acquis de l'extérieur (intelligence économique) – en vue d'atteindre un objectif fixé.
Gestion des connaissances appliquée aux groupes J-M Laurent ; KM : « Knowledge Management, Les trois dimensions d'un projet OCSIMA » 2005...
D'après des praticiens et des académiciens tels que R. C. Tisseyre, théorie et pratique de la gestion des connaissances, René-Charles Tisseyre, Hermès, 1999, ., Larry PrusakWorking Knowledge Paperback, mai 2000, Thomas H. Davenport, Laurence Prusak ., J.Y. Prax, C. Desprès et D. Chauvel , il est nécessaire en gestion des connaissances de faire la distinction entre les données, les informations et les connaissances considérées comme des composantes qui mènent vers la prise de décision, et l'action.
Au sein d'une organisation, d'un groupe d'acteurs réunis autour d'un projet, d'une entreprise, la gestion des connaissances sert à capitaliser les connaissances accumulées dans l'organisation. Cette capitalisation prend généralement la forme de méthodes d'aides à la diffusion et l'organisation de documents. Ainsi, la gestion des connaissances dans une organisation prend la forme d'une gestion documentaire pour conserver les documents internes et pour cibler et capitaliser les documents externes qui peuvent être jugés utiles.
Cependant avec l'arrivée du Web, des services globalisés (comme Wikipédia) et des concepts du Web sémantique, la gestion des connaissances traite maintenant non plus seulement des documents mais aussi des données au sein des documents internes ou des documents externes via le Web ou encore des services externe via Internet (à travers leurs API). Face à la quantité de données disponibles et potentiellement intéressantes pour le processus de projets considéré, le domaine gestion des connaissances englobe également des outils et travaux de recherche qui ont vocation à rendre appropriable et appropriée la réutilisation de ces données au sein des organisations comme avec les plates-formes de réseaux sociaux ou les technologies du Big Data, etc.
La gestion des connaissances s’appuie sur différentes disciplines telles que la théorie des organisations, les sciences cognitives, les sciences sociales, les sciences de l’information et de la communication et l'informatique.
Historique du traitement des informations dans les organisations Traditionnellement, l'information utile à une organisation est essentiellement détenue par les membres de cette organisation. Une gestion des connaissances existe donc depuis toujours à travers sa transmission pour permettre à l'organisation de survivre à tous les aléas qu'elle peut rencontrer (ex : mutation du fonctionnement de l'organisation, départ d'acteurs, ou autres causes d'indisponibilité de l'information). Cependant, cette gestion est souvent peu formalisée.
Dans les années 1950, des travaux visant la mise au point d'une intelligence artificielle pouvant rivaliser avec celle de l'homme, ont été lancés. Les premières tentatives visaient la résolution de problèmes d'ordre général. L'échec qui s'ensuivit poussa les chercheurs à restreindre le champ des problèmes à résoudre. C'est ainsi qu'est né le concept de système expert..
Dans les années 1980, les travaux sur les systèmes experts permirent par la suite la création des premiers systèmes d'aide à la décision. Cependant, ces derniers souffraient à l'époque de la pauvreté des données représentants une connaissance formalisée, élément de base de leur fonctionnement. C'est également dans les années 1980 que grâce à ces progrès et à partir des constats réalisés que la gestion des connaissances a véritablement émergé..
Depuis son amorce dans les années 1990, puis son développement qui suivit, la gestion des connaissances a été développée dans de nombreuses formations et de nombreux établissements, notamment les universités (masters, doctorats). Ces masters visent avant tout les entreprises voulant implémenter un programme de gestion des connaissances. L'apparition de nouveaux rôles dans des organisations, particulièrement les Knowledge Managers (ou gestionnaires des connaissances), explique le nombre de thèses universitaires sur ce sujet.
Instaurée en France par la loi de programmation pour la cohésion sociale du , la gestion des connaissances qui est un élément de la Gestion prévisionnelle de l’emploi et des compétences (GPEC), devient obligatoire dans la négociation sur la stratégie des entreprises et ses effets prévisibles sur l’emploi et sur les salairesInstaurée en France par la loi de programmation pour la cohésion sociale du dite « loi Borloo » (loi )..
Depuis , existe la norme ISO30401. publiée en France par l'Afnor traitant des exigences des systèmes de management des connaissances. Un autre référentiel pouvant être cité est le HB 275 en Australie datant de 2001 et ayant pour titre La gestion des connaissances - un projet cadre pour réussir dans l'ère des connaissances. Cet ouvrage vise à définir et proposer une démarche à la notion de knowledge management. En France, l'Afnor a tenté d'adapter le HB 275 australien dans l'ouvrage Knowledge Management - Réussir votre démarche. S'apparentant à une norme de type ISO 9000, il cherche à clarifier la marche à suivre dans le processus de gestion des connaissances.
Enjeux et objectifs : le rôle de la gestion des connaissances La gestion des connaissances a un rôle important afin de pérenniser, réutiliser, valoriser et diffuser les connaissances produites par une organisation afin de mieux les protéger et les valoriser. Cette valorisation passe par un avantage concurrentiel qui peut ouvrir à une collaboration profitable entre des organisations. De plus, les organisations qui maîtrisent leurs connaissances, peuvent prendre de meilleures décisions et plus rapidement pour s’adapter plus facilement à leurs environnements.
Depuis les années 1980 avec la multiplication des plans licenciements dans les entreprises et surtout depuis 2000 avec l'accélération des départs à la retraite des baby boomers, le besoin de pérenniser les savoir-faire de l'organisation dans le but de réduire la sensibilité de son activité au départ de ses membres devient un enjeu stratégique dans les organisations.
La quantité d'informations disponibles pour les membres d'une organisation est de plus en plus importante à cause des outils dont ils disposent comme avec le Web ou à travers leurs intranets. La capacité d'un être humain à trouver l'information dont il a besoin sans l'aide d'une machine devient donc de plus en plus difficile voire impossible. La réutilisation des connaissances déjà disponibles est un des objectifs de la gestion des connaissances.
De plus, cela permet d'accélérer la capacité d’apprentissage des nouveaux arrivants. De même pour les acteurs en place, la mise en commun de cours de formation, et la possibilité d’y accéder à tout moment, est un facteur de sécurisation tant à court terme (capacité à intégrer tout nouveau concept) qu'à plus long terme (capacité à évoluer par auto-formation).
Les compétences, les métiers, les savoirs, les savoir-faire et les brevets constituent une richesse dans une organisation. L'organisation doit savoir faire fructifier ce capital immatériel. De plus, la gestion de ce capital permet d'améliorer la performance d'une organisation à travers la motivation du personnel dont les connaissances sont ainsi valorisées. Les experts sont ainsi encouragés à développer une culture du partage qui facilite la capacité d’innovation au sein de l'organisation.
Cette gestion des connaissances va permettre également d'améliorer la prise de décision en diminuant la subjectivité et le temps pour prendre cette décision. De plus, la mise à disposition des moyens informatiques permet de « tracer » toutes les raisons d’une décision et facilite ainsi le retour d'expérience pour améliorer les décisions suivantes.
Pour finir, l'arrivée du Web et de l'informatique dans la société l'ont profondément changée en une société de la connaissance. Cela se traduit dans les organisations par la mise en œuvre des pôles de compétences qui nécessitent une politique d’ingénierie des connaissances, mise en place en Europe à travers la stratégie de Lisbonne (2001). Concrètement, cela incite des organisations à collaborer à travers des pôles de compétitivité sur les territoires, en mettant en commun des compétences et connaissances, et surtout à les concrétiser dans leur mise en œuvre sur le terrain. La gestion des connaissances devient dès lors structurante pour réussir à nouer durablement des alliances et partenariats dans le contexte de mondialisation économique.
Autre conséquence de cette société de la connaissance avec l'Internet et le Web, la circulation d'information sans gestions de leurs impacts à l’extérieur peut entraîner des risques de diffamations ou des risques économiques comme avec un espionnage industriel ou même des problèmes de sécurité au niveau des États. Au sein d'organisations contrôler la diffusion des connaissances peut constituer un enjeu majeur.
Appréhender les différentes formes des connaissances, pour les exploiter au mieux Différence sémantique Il faut donc bien distinguer les différents concepts nécessaires afin d'exploiter de manière optimale les connaissances.
Source de l'information - donnée
Une source est l'origine humaine d'une information ou l'origine technique d'une donnée. Là où une source primaire présente des données ou informations fournies par le témoin humain ou technique de première main d'un phénomène, une source secondaire va décrire les sources primaires en y ajoutant des commentaires, des analyses et une critique de sources primaires.
Une source tertiaire est une sélection et une compilation de sources primaires et secondaires..
Donnée : description élémentaire d'une réalité
Une donnée est une description élémentaire d’une réalité. C’est par exemple une observation ou une mesure effectuée en fonction d'un étalon de référenceSciences des données: Leçon inaugurale au Collège de France prononcée le jeudi 8 mars 2012, w:Serge Abiteboul..
On divise les données au moins en deux catégories : les données brutes et les données (ou jeu de données ou data).
Les données brutes sont les données non interprétées émanant d'une source primaire qui n'ont été soumises à aucun traitement ou toute autre manipulation (On parle aussi de données primaires car produites pour une source primaire). Les données brutes peuvent être utilisées dans un programme informatique ou dans des procédures manuelles telles que l'analyse statistique d'une enquêteLe Manuel du Knowledge Management, mettre en réseau les hommes et les savoirs pour créer de la valeur, Dunod, 2007. Il peut s'agir des données binaires des périphériques de stockage électroniques comme les lecteurs de disque dur<ref>Dans tous les articles, les auteurs s’attachent scrupuleusement aux faits, aux données brutes et concrètes : pas de bavardage, pas d’interprétations oiseuses, mais des informations précises étayées par des citations sourcées, Bulletin critique du livre français, , Association pour la diffusion de la pensée française, 2005, .</ref>.